Comment créer une signature d’email professionnelle et efficace ?

Qu’elle soit professionnelle ou personnelle, une bonne signature d’email renforce votre image et votre crédibilité. Dans cet article, découvrez quelles mentions légales sont obligatoires, comment concevoir une signature attrayante et quels modèles ou outils peuvent vous y aider.

Que doit contenir une signature d’email ?

Une bonne signature d’email rassemble toutes les informations de contact importantes, reste claire et se personnalise selon vos besoins. Les exigences diffèrent selon qu’il s’agit d’un usage professionnel ou privé.

Mentions obligatoires dans une signature d’email professionnelle

Depuis le 1er janvier 2007, les emails commerciaux sont assimilés à des courriers d’affaires. Ainsi, pour les sociétés (SARL, SA, etc.), la signature doit obligatoirement comporter :

• Raison sociale avec forme juridique telle qu’inscrite au registre du commerce
• Siège social (adresse complète et valide)
• Numéro d’immatriculation au registre du commerce
• Nom et prénom du ou des dirigeants, ou des membres du conseil d’administration
• Le cas échéant, le nom du président du conseil de surveillance

Il est également recommandé d’indiquer :

• Fonction de l’expéditeur dans l’entreprise
• Numéro de téléphone et adresse email
• Site Web de l’entreprise
• Éventuels liens vers les réseaux sociaux

En option, vous pouvez ajouter des informations pratiques comme des périodes de fermeture ou des événements. En revanche, évitez les éléments publicitaires. Quant aux disclaimers inspirés du modèle américain, ils ne sont pas nécessaires sur le plan juridique.

Pour les entreprises individuelles ou les sociétés de personnes (par ex. auto-entrepreneur, micro-entreprise), les obligations sont moins strictes, mais il est recommandé de mentionner au minimum : nom, adresse complète et, si applicable, numéro fiscal ou numéro de TVA intracommunautaire.

Signatures d’email privées

Pour les emails personnels, aucune obligation légale n’existe. Toutefois, une signature peut s’avérer utile, par exemple pour partager d’autres moyens de contact ou mettre en avant ses propres projets.

Informations généralement incluses :

• Nom et prénom
• Numéro de téléphone ou de mobile
• Adresse email
• Site Web personnel
• Profils sur les réseaux sociaux

Close

Des éléments supplémentaires comme des citations ou des emojis peuvent être utilisés, mais de façon ponctuelle et adaptée au contexte.

À quoi doit ressembler une signature d’email ?

La présentation d’une signature influe fortement sur l’image qu’elle renvoie. Une structure claire et une mise en forme sobre sont essentielles.

Recommandations pour une bonne mise en page

• Utiliser des paragraphes ou des barres verticales pour séparer les informations
• Limiter à deux polices maximum
• Employer les couleurs de l’entreprise avec discrétion
• Conserver des espaces blancs pour faciliter la lecture
• Optionnel : ajouter une image ou un logo (à utiliser avec modération)

Close

Conseils de mise en forme

• Mettre en gras le nom ou la fonction
• Utiliser une taille de police réduite pour les mentions légales
• Privilégier le format HTML ou le texte enrichi plutôt que le texte brut (en vérifiant toutefois la compatibilité)

Évitez les designs trop chargés : ils nuisent à la lisibilité et donnent une impression peu professionnelle, comme le montre l’exemple suivant.

Éléments de design optionnels

• Logo de l’entreprise
• Photo de l’expéditeur
• Slogan ou accroche de l’entreprise
• Informations sur les périodes de fermeture
• Liens vers les réseaux sociaux

Assurez-vous que les images soient correctement intégrées et que la taille des fichiers reste légère.

Signature d’email : modèles pour différents métiers

Utilisez ces modèles pour créer rapidement votre signature. Copiez les exemples de signatures d’email professionnelles et adaptez-les à vos besoins !

Modèle 1 : marketing et vente

Modèle 2 : cabinet médical

Modèle 3 : agents immobiliers