Rédiger un mail professionnel : 8 conseils pratiques à suivre
Chaque jour plus de 300 milliards d’emails sont envoyés à travers le monde – dont une grande partie relève du domaine professionnel. Ceci est d’autant plus ennuyeux si l’email en question est mal écrit, confus, voire même inutile. Pour ne pas tomber dans ces pièges, il est important de respecter certaines règles
Comment rédiger des emails impeccables ?
- Formulez un objet évocateur pour votre email.
- Utilisez des formules de politesse et de salutation appropriées.
- Mentionnez les informations les plus importantes en premier.
- Communiquez votre contenu de manière compacte et clairement structurée.
- Faites appel à des listes et des distinctions pour les mises en évidence visuelles.
- Sélectionnez un format cohérent pour la police et la taille des caractères.
- Terminez votre email par une formule de politesse appropriée.
- Enfin, ajoutez votre signature et pièce jointe à votre email
- Adresse email à votre nom
- Fonctions d'IA pour rédiger des emails parfaits (en option)
- Messagerie sécurisée avec protection anti-spam
Comment rédiger un bon mail ?
La rédaction d’un email officiel doit faire preuve de professionnalisme et de respect pour le destinataire. Ceci commence par définir l’objectif de chacun de vos emails. Par ailleurs, il est indispensable que votre email contienne des informations et soit bien structuré. Expliquer clairement de quoi il s’agit et aider le destinataire à bien cerner vos préoccupations. Il est aussi important de faire en sorte que votre email soit court, et même le plus court possible, sans pour autant faire l’impasse sur la forme et la politesse. Ceci aide le lecteur à mieux identifier les informations importantes. De plus, ceci permet à chacun de gagner du temps, à l’expéditeur comme au destinataire.
Il est également primordial de respecter la politesse et certaines conventions. Une formule d’accroche, des salutations, des remerciements ainsi qu’une formule de politesse sympathique en fin d’email sont des aspects indispensables. Il est conseillé d’adhérer à l’étiquette de l’email. Vous augmentez ainsi les chances que votre courriel soit pris au sérieux et d’obtenir une réponse du destinataire.
Écrire un mail : guide pas à pas pour rédiger un mail idéal
Tout comme les lettres classiques, les courriels suivent un certain schéma. Dans la mesure où tous les lecteurs connaissent et attendent ce standard, vous devez structurer vos lettres numériques en conséquence. Ceci facilite une bonne compréhension de votre texte par votre interlocuteur.
Étape 1 : l’objet
Au début de chaque courriel se trouve l’objet, qui est à tort parfois ignoré. L’objet du message doit parvenir au destinataire dès le premier coup d’œil, et doit donc être choisi en conséquence. Cela permet aux destinataires de mieux décider s’ils doivent prendre du temps immédiatement après avoir reçu le message ou plus tard. En outre, les informations de la ligne objet aident à trouver et trier les emails. Voici de bons exemples d’objets :
- Réunion : début du projet 24/03. / 10-12h
- Gamme de services du coaching spécialisé
- Résumé de l’entretien du 7 avril
- Informations IT : mise à jour du logiciel YZ
Dans ces exemples, les personnes adressées savent directement ce qui les attend dans le corps du message. Elles peuvent donc décider ou non d’ouvrir immédiatement l’email en fonction de son degré de priorité. À l’inverse, il est déconseillé d’avoir recours à des objets qui n’expliquent pas clairement ce dont il est question, qui sont beaucoup trop longs ou peuvent même véhiculer des messages passifs-agressifs :
- Urgent !!! (Il serait utile de préciser ce qui est si urgent.)
- Demande (Il est plus judicieux de préciser son objet.)
- J’ai encore quelques questions suite à notre conversation dans le hall vendredi dernier (La ligne d’objet exige aussi de la concision.)
- Re: Re: Re: Re: Re: Re: Brunch dimanche avec Claudia et Paul (Il est recommandé de toujours veiller à minimiser les abréviations.) • Est-ce indispensable ? (Commencer d’emblée par une critique est rarement une bonne idée.)
Dans le domaine des emails marketing, on dépense beaucoup d’énergie à formuler des objets accrocheurs. On cherche par ailleurs à optimiser son taux d’ouverture grâce aux tests A/B et aux statistiques.
Étape 2 : les formules d’appel
Un email, tout comme une lettre, devrait commencer par une formule d’appel, s’adressant au(x) destinataire(s). Si courte soit-elle, celle-ci est indispensable et peut varier selon le contexte.
À quel point faut-il être poli ?
En cas de doute, mieux vaut souvent être trop poli que pas assez. La formule d’appel classique « Madame, Monsieur, » est la meilleure solution lorsque l’on ne connait pas l’identité exacte du destinataire mais que l’on s’adresse à un service ou à un département. Lorsque l’on connait son identité, un simple « Madame, » ou « Monsieur », éventuellement suivi de son nom de famille, fait souvent l’affaire. Dans le cas d’une supériorité hiérarchique, on mentionnera le titre du destinataire dans la formule d’appel : « Madame la Directrice », « Monsieur le Directeur adjoint », etc. Lorsque l’on s’adresse à des personnes que l’on connait déjà et avec qui l’on a des relations cordiales, « Chère Madame X » constitue une formule à la fois polie et chaleureuse. Enfin, pour s’adresser à des collègues plus proches, un simple « Bonjour » est totalement acceptable.
Quels destinataires dois-je indiquer en priorité ?
Dans le cas d’un email à destinataires multiples, il convient de s’adresser à tous. La formule « Mesdames, Messieurs, » peut s’employer dans des missives sans destinataire concret. Il faut donc se demander dans quel ordre ils apparaissent. En général, les postes hiérarchiquement supérieurs sont toujours mentionnés en premier. Si les destinataires se trouvent au même niveau hiérarchique, il est recommandé de les classer par ordre alphabétique.
Comment procéder lorsque l’on n’est pas sûr du genre de la personne à qui l’on écrit ?
Il arrive parfois que l’on ne connaisse que le nom de famille de la personne à qui l’on doit s’adresser, ou que cette personne ait un prénom mixte. Les erreurs sur le genre pouvant aiguiser la susceptibilité de nombreuses personnes, il est recommandé de mener une petite enquête : on peut par exemple consulter le site Web de l’entreprise, les réseaux sociaux, ou un annuaire dans ce genre de situation délicate. Si un doute persiste, mieux vaut avoir recours à un simple « Bonjour », voire à la formule « Madame, Monsieur », s’il s’agit d’un email plus formel.
Quel signe de ponctuation succède à la formule d‘appel ?
La meilleure solution est la virgule. On l’utilise pour terminer la ligne, puis l’on insère un alinéa, après lequel la phrase commence par une lettre minuscule.
Étape 3 : comment commencer un email
Avant de formuler votre demande, il convient de l’introduire par une mise en contexte. Celle-ci doit être la plus courte possible, afin de faire gagner du temps à votre interlocuteur ainsi qu’à vous-même. En fonction de la situation, il peut y avoir plusieurs possibilités pour rédiger l’introduction à votre mail :
- Je vous écris afin de proposer ma candidature pour le poste d’assistant des ressources humaines.
- Avez-vous passé de bonnes vacances ?
- Merci beaucoup pour notre entretien de la semaine dernière.
- Un grand merci pour votre réponse rapide.
- J’ai beaucoup apprécié votre intervention sur le thème « écrire un mail professionnel ».
Cette phrase d’accroche a pour but de produire un effet sympathique sur le destinataire. Cette section est destinée à des commentaires ou des questions personnalisées. Il est recommandé d’éviter les phrases standardisées et de se concentrer sur la personne : poser des questions sur son retour de vacances, sa convalescence après une maladie, ou son retour à la maison après une réunion, sont autant de façon d’exprimer l’intérêt sincère que vous lui portez. Vous pouvez également utiliser l’introduction pour amener progressivement le sujet de votre texte (comme dans le cas d’une candidature), pour vous présenter ou pour évoquer un échange précédent, de préférence en rapport avec votre message.
Étape 4 : le corps du message
En ce qui concerne le cœur de votre texte, il s’agit de transmettre un contenu compact et bien structuré. Il est important de garder à l’esprit que le lecteur doit pouvoir saisir les informations de façon claire et rapide. Il existe à cet égard des règles pour écrire un mail professionnel, et qu’il convient de toujours respecter :
- Des phrases courtes : privilégiez des constructions de phrases simples. Les accumulations de subordonnées et des phrases aux formulations complexes perturbent le flux de lecture.
- Des propositions en gras et en italiques : la mise en page peut considérablement aider le lecteur à identifier rapidement les dates et les informations prioritaires. Une règle empirique préconise de ne pas avoir recours à ces marqueurs plus d’une fois par paragraphe.
- Des paragraphes pertinents : les paragraphes permettent de structurer votre texte. Il s’agit donc d’organiser votre texte de sorte que les ensembles logiques puissent être aisément identifiés. En règle générale, on peut considérer que la bonne longueur d’un paragraphe n’excède pas trois phrases.
- Des listes : les listes permettent de présenter des dates et des faits de manière compacte : dates des réunions, coûts du projet à venir, participants au prochain voyage professionnel, etc. Ceci permet d’identifier les informations importantes d’un seul coup d’œil, même lorsque l’on relit l’email plus tard.
- Du vocabulaire simple : il s’agit de ne pas rendre les choses plus compliquées qu’elles ne le sont déjà. Autant que faire se peut, utilisez des mots simples que tout le monde peut comprendre. Dans le cadre d’une question technique complexe, veillez à utiliser un vocabulaire courant et à éviter le jargon technique si vous ne vous adressez pas à un spécialiste. Même si certains sont réfractaires aux anglicismes à outrance, il est important de garder à l’esprit que certains termes anglophones originaux sont souvent plus clairs et plus précis que leurs adaptations en français.
- Un message positif : utilisez des tournures positives. Même lorsqu’il s’agit d’une critique, il est important que celle-ci soit constructive. Il est particulièrement recommandé d’éviter les tournures négatives, ainsi que les connotations autoritaires.
Pour obtenir un texte bien structuré, il ne s’agit pas forcément de se préoccuper de son organisation au moment d’écrire un email. Le plus simple est de réfléchir en amont aux points essentiels à aborder, et de les placer ensuite dans l’ordre le plus judicieux.
Étape 5 : la formule finale
Si vous souhaitez rédiger correctement un email, il est essentiel de trouver la bonne formule finale pour clore votre message. Cette formule peut être utilisée pour solliciter une action de la part du destinataire, ou lui permettre de finir votre message avec une impression positive.
- Pour toute question, vous pouvez me joindre par téléphone ou par email.
- Je me réjouis de vous rencontrer en personne.
- Vous trouverez de plus amples informations sur notre site Web.
- Je serais heureuse d’avoir bientôt de vos nouvelles.
- Je vous souhaite un très bon week-end.
La formule « Je vous remercie par avance pour votre réponse » est également très populaire à l’écrit. Elle suscite toutefois de plus en plus d’irritation et peut toutefois être embarrassante pour le destinataire, à qui l’on demande implicitement un retour avant même de savoir s’il est d’accord.
Étape 6 : formule de politesse
Elles constituent un élément essentiel tant à la fin qu’au début d’un email, car elles permettent d’exprimer votre sympathie au lecteur. L’amabilité et la courtoisie sont ici aussi prioritaires, mais tout est question de dosage. De nos jours, personne ne termine jamais ses courriels professionnels avec des salutations respectueuses ou humbles. Avec une touche personnelle, vous laisserez une impression beaucoup plus positive. Voici quelques exemples à adapter en fonction de la situation :
- Bien à vous
- (Bien) cordialement
- Salutations de Paris
- Bon début de semaine
- Très bonnes vacances
En général, la dernière phrase est séparée du corps du texte par un alinéa. Elle est également suivie d’un alinéa, puis d’une formule de politesse terminée par une virgule, et suivie d’un alinéa avant la signature. Voici comment se présente ce schéma :
Je me réjouis par avance de notre collaboration.
Bien à vous,
Françoise Dupont
Étape 7 : la signature
Elle se trouve à la toute fin de votre email. Il s’agit de fournir au destinataire des informations plus détaillées et les coordonnées de l’expéditeur. Il n’y a donc pas de place ici pour les slogans et devises en tout genre. Consultez notre article « Comment optimiser sa signature d’email » pour apprendre le détail des mentions obligatoires et des différences entre les messages professionnels et personnels.
PS : le post-scriptum (PS) date d’une époque où les lettres étaient encore écrites à la main. Dans la mesure où l’on peut modifier indéfiniment le texte d’un email avant de l’envoyer, il est déconseillé d’avoir recours au PS dans le cadre d’une communication numérique.
Étape 8 : les pièces jointes
Il est conseillé de n’envoyer de pièce jointe que si c’est vraiment nécessaire et de garder la taille du fichier aussi petite que possible. L’espace de stockage de la boîte aux lettres est généralement limité et de nombreuses personnes lisent maintenant des courriels en déplacement : avec le transfert de données mobiles, les pièces jointes volumineuses ne peuvent être téléchargées que très lentement, voire pas du tout. Il est donc recommandé de limiter vos pièces jointes à une taille totale de 5 Mo. Il est préférable d’envoyer des documents à la demande du destinataire, ou d’insérer un lien vers une base de données où les fichiers sont mis à disposition pour toute taille supérieure.
- Fonctions de glisser-déposer et d'IA pour une conception intuitive
- Nombreux modèles professionnels au choix
- Envoi d'emailing simple et conforme au RGPD
Exemple d’email professionnel réussi
L’exemple suivant comporte tous les éléments auxquels on doit prêter attention pour écrire un email. N’hésitez pas à consulter l’article « modèles d’email professionnels ».
Objet : Invitation à la table ronde XXX du 24 novembre 2023
Chère Madame Martin,
je vous remercie pour votre entretien de la semaine dernière qui fut agréable et constructif.
Comme nous l’avions évoqué, nous organisons cet été une table ronde à ce sujet, auquel nous avons le plaisir de vous convier. Voici les informations relatives à cet évènement :
- 24 novembre 2023
- De 10 à 16h
- Grande salle de réunion dans nos locaux
La capacité d’accueil est limitée à28 participants. Les repas sont inclus.
Nous aimerions également vous proposer d’intervenir. Si cela vous intéresse, je vous remercie de me recontacter au plus vite.
Je me réjouis de cette journée qui s’annonce constructive.
Bien cordialement,
Gérard Morin
Département des ressources humaines
XXX SARL
1 rue du Bac
75007 Paris
Téléphone : +33 (0) 123456789
Fax : +33 (0) 123456788
Email : morin@xxxsarl.fr
www.xxxsarl.fr
Entreprise immatriculée auprès du Registre du Commerce et des Sociétés
Numéro SIREN : 123 456 789
Directrice : Isabelle Fournier
En quoi cet email est-il un bon exemple ?
- L’objet est court et concret.
- La formule d’appel est adaptée et personnalisée.
- La phrase d’accroche est sympathique et fait référence à une conversation passée tout en introduisant le sujet.
- Le corps du texte contient plusieurs paragraphes, et les données importantes sont présentées sous forme de liste.
- La fin invite la destinataire à agir.
- La salutation finale est chaleureuse et personnalisée.
- La signature est complète et conforme à la loi.
- L’email ne contient pas de pièce jointe superflue.
- Adresse email à votre nom
- Fonctions d'IA pour rédiger des emails parfaits (en option)
- Messagerie sécurisée avec protection anti-spam
Bien écrire un email : les choses à faire et à ne pas faire
| À éviter | À faire |
|---|---|
| Les fautes de frappe et d’orthographe : ces fautes produisent une mauvaise impression sur le destinataire, car elles lui font penser que l‘expéditeur n’a pas fait assez d’effort en rédigeant le message qui lui était destiné. | Une relecture soignée : avant d‘envoyer un email, il convient de le relire attentivement pour éviter des fautes, des coquilles ou des doublons qui peuvent s’avérer embarrassants. |
| Les erreurs dans le titre du destinataire : si l’on orthographie mal son nom ou que l’on se trompe dans son genre ou son poste, il y a de fortes chances que le destinataire soit vexé, prenne ces erreurs pour de la paresse et n’accorde aucune attention au reste du message. | Un titre complet : avant d‘écrire un email, il convient de vérifier si votre interlocuteur dispose d’un titre particulier qu’il ou elle aimerait peut-être voir figurer dans votre message (Docteur, Professeur, etc.) |
| Les oublis de pièce jointe : il peut arriver d’appuyer trop vite sur « Envoyer » et d’oublier une pièce jointe. Si elle a été mentionnée dans le corps du texte, il est nécessaire d’envoyer un 2e email, ce qui passe souvent pour de l’étourderie. | Vérifier les pièces jointes : c’est une bonne habitude à prendre, avant d’envoyer un email. Il s’agit de vérifier qu’il s’agit des bons fichiers dans leur version actualisée. Pour éviter d’oublier des pièces jointes, on peut commencer par les attacher avant d’écrire le texte. |
| Avoir recours à l’émotion : les emails, comme toute communication écrite, peuvent être source de malentendus. Éviter le langage émotionnel permet de diminuer ces risques et de réduire le stress. | Employer un ton neutre : pour les emails professionnels, le ton juste est en général neutre, voire parfois amical si le contexte s’y prête. C’est la meilleure façon de faire en sorte que les informations soient interprétées au mieux par le destinataire. |
| Les phrases longues et complexes : les structures de phrases complexes sont source de confusion, car l’information est mal comprise ou ignorée. | Faire court et clair : il est important de faire des phrases courtes et simples, ainsi que des listes pour présenter des faits. Tout ceci permet de comprendre les informations plus facilement. Tout ceci permet de comprendre les informations plus facilement. |
| Les abréviations : lorsque l’on utilise des abréviations ou des sigles, le destinataire risque de ne pas les comprendre. Il devra alors faire un effort supplémentaire pour en chercher le sens et l’ignorera la plupart du temps, passant à côté de votre message. | Écrire en toutes lettres : le destinataire doit toujours être au centre de votre email. Si vous n’utilisez pas d’abréviations, vous devrez passer plus de temps à le rédiger, mais ceci permettra au lecteur de comprendre l’information beaucoup plus facilement. |
| L’ironie : écrire quelque chose qui diffère de ce que l’on souhaite exprimer est très risqué par écrit, en particulier lorsqu’il s’agit d’un email professionnel, puisque l’ironie peut être source de malentendus. | En venir aux faits : il est vivement conseillé d’écrire simplement les choses telles qu’elles sont. Dans les emails professionnels, l’humour n’a souvent pas sa place. |
| Les émoticônes : si les smileys, emojis et autres émoticônes peuvent parfois aider à préciser ses idées, ils ne sont pas du tout professionnels. | Être cordial : il n’est pas nécessaire d’avoir recours à des pictogrammes pour instaurer une atmosphère positive dans un email. Des questions et des phrases amicales suffisent à exprimer votre respect et votre sympathie à votre destinataire. |
| Une mauvaise mise en page : la lecture n’est pas agréable lorsque la mise en page est mauvaise. Pour l’affichage d’un smartphone en particulier, lire un bloc de texte sans paragraphes ou sauts de ligne peut être gênant. | Une trame visible : une bonne organisation du texte facilite la compréhension de l’information par le lecteur, puisqu’il pourra mieux se concentrer sur son contenu s’il est en mesure de se retrouver dans sa structure. |
| Une longueur excessive : si, en lisant un email, on ne se souvient plus de ce qui a été écrit au début, c’est un problème. Ceci est particulièrement vrai dans la vie quotidienne au bureau, où l’on manque de temps pour lire des courriels en permanence. | Réduire le texte à l’essentiel : si certains sujets nécessitent des explications plus longues, il est recommandé de limiter le texte aux éléments essentiels, même dans des situations complexes. Ceci permet en outre de clarifier sa propre vision de la situation. |
| Les emails superflus : si l’on est constamment occupé à vérifier la pertinence des courriels, il reste moins de temps pour traiter le contenu vraiment important. | Avoir recours aux appels téléphoniques et conversations personnelles : certaines questions peuvent être clarifiées beaucoup plus rapidement en les évoquant directement. Les résultats de la conversation peuvent ensuite être résumés dans un courriel. |
| Ignorer les différences culturelles : toutes les cultures n’ont pas les mêmes façons de procéder. Par exemple, vouloir être bref à tout prix peut être très grossier dans d’autres cultures. | S’adapter à l’international : lorsque l’on travaille avec un nouveau marché, il convient de se renseigner sur les usages en vigueur, et de toujours se concentrer sur le destinataire de son email. En adaptant les codes appropriés, vos emails seront bien accueillis. |
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