Des archives numériques qui répondent aux exigences d’archivage à valeur probante mentionnées ci-dessus peuvent s’avérer payantes pour de nombreuses raisons. D’une part, des archives à valeur probante permettent d’optimiser les processus de l’entreprise. Ainsi, des mécanismes de recherche appropriés et une structure d’information améliorée garantissent que les documents souhaités sont disponibles dans les plus brefs délais, par exemple pour pouvoir répondre encore plus rapidement aux demandes des clients.
D’autre part, l’archivage à valeur probante permet de réduire au minimum les erreurs de manipulation de données ou de documents importants sur le long terme. Cette méthode garantit qu’aucune copie d’un document n’apparaît en plusieurs exemplaires ou qu’aucune information n’est supprimée accidentellement.
En général, les entreprises peuvent éviter des dommages financiers plus importants et une éventuelle perte de notoriété à la suite de la perte de documents ou d’un accès non autorisé en mettant en place un système d’archivage à valeur probante.