De nombreux uti­li­sa­teurs emploient Excel ré­gu­liè­re­ment, et non pas que pour faire des calculs. Si vous tra­vail­lez avec des classeurs Excel, vous savez qu’il est bien plus simple et rapide de sé­lec­tion­ner certaines in­for­ma­tions di­rec­te­ment dans une liste. Nous vous ex­pli­quons étape par étape comment vous pouvez utiliser les listes dé­rou­lantes dans Excel.

Conseil

Les ex­pli­ca­tions suivantes s’ap­pli­quent en principe à Microsoft 365, ainsi qu’aux versions Excel 2021, 2019 et 2016.

Guide rapide : créer des menus dé­rou­lants Excel

Nous vous pré­sen­tons un aperçu rapide des ins­truc­tions à suivre pour créer ra­pi­de­ment et fa­ci­le­ment des listes dé­rou­lantes dans Excel.

  1. Rem­plis­sez un tableau avec les valeurs qui doivent ap­pa­raître dans la liste dé­rou­lante. Il est conseillé de créer ce tableau sur une feuille séparée.
  2. Sé­lec­tion­nez la cellule dans laquelle vous souhaitez créer la liste. Cliquez sur l’onglet Données, puis sur Vé­ri­fi­ca­tion des données dans la catégorie Outils de données*.
  3. Sé­lec­tion­nez « Liste » dans le champ de saisie Autoriser, puis choi­sis­sez les éléments de tableau que vous avez créés pré­cé­dem­ment dans le champ Source. Cliquez sur «OK ».

Votre liste dé­rou­lante Excel est main­te­nant terminée. Cliquez sur la case grise pour sé­lec­tion­ner un élément dans la liste dé­rou­lante.

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Dans quel but a-t-on besoin de listes dé­rou­lantes dans Excel ?

Un menu déroulant vous permet, ainsi qu’à d’autres uti­li­sa­teurs, de sé­lec­tion­ner des valeurs ou des contenus donnés dans une liste existante. Les avantages sont nombreux :

  1. Les dif­fé­rentes valeurs peuvent être sé­lec­tion­nées en un clic, ce qui permet d’éviter de taper à chaque fois la notion ou le chiffre dans son in­té­gra­lité.
  2. Le choix possible permet d’éviter les erreurs de frappe.
  3. Les valeurs étant pré­dé­fi­nies, d’autres uti­li­sa­teurs ne pourront pas générer d’erreurs en entrant des valeurs inconnues.

La création de listes dé­rou­lantes vous offre ainsi qu’aux autres uti­li­sa­teurs un confort nettement plus grand et donne également un aspect beaucoup plus pro­fes­sion­nel à de nombreux for­mu­laires.

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Insérer une liste dé­rou­lante Excel : méthode de fonc­tion­ne­ment

Une liste dé­rou­lante se trouve toujours dans une cellule. Cette dernière doit être formatée pour qu’une liste dé­rou­lante dans Excel puisse y être utilisée. Si­mul­ta­né­ment, il faut également un tableau avec des valeurs qui doivent ensuite s’afficher dans la liste dé­rou­lante. Il est re­com­mandé de la créer sur une feuille séparée dans le même classeur. Les entrées sont ainsi toujours dis­po­nibles tout en pouvant être ha­bi­le­ment masquées. Il est en outre pertinent de formater le tableau. Excel pourra ainsi mieux gérer votre liste, et une mo­di­fi­ca­tion dans le tableau se ré­per­cu­tera im­mé­dia­te­ment dans la liste dé­rou­lante associée.

Image: Fenêtre de vérification des données dans Excel
Si vous souhaitez créer une liste dé­rou­lante dans Excel, vous devez accéder à la vé­ri­fi­ca­tion des données.

Sé­lec­tion­nez ensuite dans la feuille de calcul concernée la cellule dans laquelle la liste dé­rou­lante doit s’afficher. Passez ensuite à l’onglet Données dans la bande de menu. Dans la catégorie Outils de données, sé­lec­tion­nez l’élément Va­li­da­tion des données. Quand vous cliquez dessus, un nouveau menu s’ouvre. Vous y trouverez les « Critères de va­li­da­tion ». Dans cette zone, vous pouvez définir par exemple que seuls des chiffres ou des textes complets d’une longueur donnée sont autorisés.

Image: Menu de validation des données pour créer des listes déroulantes dans Excel
Sé­lec­tion­nez l’élément « Liste » pour pouvoir créer une liste dé­rou­lante.

Pour la liste dé­rou­lante, sé­lec­tion­nez l’élément Liste. Indiquez à présent où se trouve le tableau avec les valeurs. Vous pouvez soit le saisir di­rec­te­ment (attention : le tableau se trouvant sur une autre feuille, vous devez également le saisir lors de l’entrée manuelle), soit utiliser la fonction de sélection pratique. Il vous suffit ensuite de repérer avec la souris la zone avec les valeurs cor­res­pon­dantes. Les in­for­ma­tions ap­pa­rais­sent alors dans la liste dé­rou­lante.

Note

Veillez à ce que l’option Liste dé­rou­lante de cellule soit activée car sinon, la liste n’est con­si­dé­rée que comme une limite à une entrée manuelle et aucune liste dé­rou­lante ne peut être créée.

Image: Fonction de sélection pour l’ajout d’informations dans la liste déroulante
Sé­lec­tion­nez tous les champs contenant des valeurs pour la liste dé­rou­lante.
Image: Liste déroulante Excel
La liste dé­rou­lante apparaît dans la feuille de calcul concernée.

Vous pouvez main­te­nant intégrer les in­for­ma­tions de la liste dé­rou­lante Excel dans dif­fé­rentes fonctions. Par exemple, la fonction SI d’Excel permet de dé­clen­cher un calcul ou un événement en fonction de la sélection effectuée.

Image: Fonction SI dans Excel avec liste déroulante
Intégrez les valeurs de la liste dé­rou­lante dans dif­fé­rentes fonctions.
Conseil

Voulez-vous adapter ou modifier votre liste dé­rou­lante Excel ? Dans notre article à ce sujet, vous dé­cou­vri­rez comment vous pouvez modifier les listes dé­rou­lantes ou les listes de sélection dans Excel.

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