Les logiciels de gestion de stock en ligne pour votre e-commerce

Lorsque le succès est enfin au rendez-vous et que votre boutique en ligne se développe, les tran­sac­tions d’achat et le chiffre d’affaires aug­men­tent aussi na­tu­rel­le­ment. Cependant, en élar­gis­sant sa gamme de produits alors que l’on dispose toujours d’un processus d’ex­por­ta­tion des commandes manuelle, la crois­sance de l’en­tre­prise peut ra­pi­de­ment mener au chaos dans les entrepôts, à des goulots d’étran­gle­ment au niveau des li­vrai­sons et fi­na­le­ment à des clients in­sa­tis­faits.

Afin d’éviter un tel scénario, les logiciels de gestion des stocks struc­tu­rent dès le départ le flux de mar­chan­dises. Ils font le lien entre les achats, les ventes et les stocks et intègrent les données di­rec­te­ment dans le logiciel de boutique en ligne utilisé. Les ad­mi­nis­tra­teurs du logiciel peuvent ainsi gérer l’ensemble de l’activité en ligne de manière cen­tra­li­sée et lancer fa­ci­le­ment des ventes sur des places de marché telles qu’Amazon ou eBay.

Les systèmes de gestion de stock sont des sortes de logiciel qui per­met­tent l’en­re­gis­tre­ment et le trai­te­ment de toutes les données de l’in­ven­taire et ses processus associés (achats et ventes mais aussi réception et sortie des mar­chan­dises). Les pro­grammes passent en revue toutes les données selon le canal de vente (magasin physique, boutique Internet, place de marché en ligne) et les traitent clai­re­ment. Le but est d’optimiser le contrôle des flux de mar­chan­dises, d’accélérer le trai­te­ment des tran­sac­tions et de con­tri­buer ainsi à augmenter les ventes à long terme.

En outre, un logiciel de gestion intégré peut également prendre en charge d’autres domaines d’activité, tels que la gestion du personnel, en sim­pli­fiant ou même en au­to­ma­ti­sant certaines tâches. Un bon logiciel de gestion intégré offre également des in­ter­faces (des API, Ap­pli­ca­tion Pro­gram­ming In­ter­faces) pour des ap­pli­ca­tions externes telles que des pro­grammes de comp­ta­bi­lité, logiciels de fac­tu­ra­tion et autres systèmes qui flui­di­fient les échanges avec les marchés en ligne tels qu’eBay et Amazon.

Un système de gestion des stocks doit couvrir les fonctions suivantes :

• Struc­tu­ra­tion des achats : le pilotage et l’analyse des achats sont la pierre angulaire de l’e-commerce. Les pro­grammes de gestion de stocks vous aident par exemple à mieux gérer vos dépenses, vos besoins mais aussi votre offre.
   
• Struc­tu­ra­tion des ventes : le logiciel doit pouvoir intégrer vos données per­son­nelles, celles des clients ainsi que les in­for­ma­tions relatives aux ventes. Par ailleurs, il apporte une aide pour la pla­ni­fi­ca­tion et mise en place d’actions par­ti­cu­lières, comme pour les soldes, ré­duc­tions ponc­tuelles, rabais etc.
   
• Entrée des mar­chan­dises : un logiciel de gestion de stock prend en compte la réception des mar­chan­dises. Il ajuste le stock et vérifie leur dis­po­ni­bi­lité pour les commandes.
   
• Sorties des mar­chan­dises : lorsqu’un un client passe une commande, c’est le logiciel qui se charge de tout le processus de tran­sac­tion jusqu’à l’envoi. De plus, les sorties de mar­chan­dises sont gé­né­ra­le­ment con­trô­lées via une technique de scan per­met­tant d’avoir une vision juste de votre in­ven­taire.
   
• Gestion de stocks : la plupart des logiciels de gestion intégrés disposent de fonctions bien conçues pour le suivi des mar­chan­dises et le trai­te­ment des in­ven­taires. Cela permet de struc­tu­rer plus fa­ci­le­ment son entrepôt. De nombreux systèmes peuvent également aider à gérer son espace de stockage de manière plus optimale.

Pour que le logiciel puisse au­to­ma­ti­ser tous ces domaines, il peut contenir des modules distincts, par exemple un module d’entrée des mar­chan­dises et un module pour les commandes. Les in­for­ma­tions né­ces­saires sont extraites des bases de données et (via l’interface) du logiciel de boutique en ligne utilisé. On peut citer les ap­pli­ca­tions telles que le lecteur gé­né­ra­teur de codes-barres ou le logiciel de caisse connecté. Ces in­ter­faces utilisent un format d’échange de données spé­ci­fique, tel que XML ou CSV, et peut contrôler les tran­sac­tions sur les pla­te­formes externes d’e-commerce.

Avec les logiciels de gestion de stock, il est toujours question de systèmes ERP (En­ter­prise Resource Planning). Ces systèmes sont utilisés pour la pla­ni­fi­ca­tion des res­sources dans les en­tre­prises, mais ont gé­né­ra­le­ment un éventail de fonctions beaucoup plus large que les systèmes de gestion des mar­chan­dises purs. Ils con­tien­nent, entre autres, des modules pour la gestion des res­sources humaines, des documents et le contrôle de gestion. Etant donné que nombreux systèmes ERP disposent également de modules de gestion de stocks, ils sont adaptés pour le commerce en ligne.

Les avantages d’un système de gestion des mar­chan­dises sont par­ti­cu­liè­re­ment apparents quand on observe comment fonc­tionne une en­tre­prise sans ce type de système.

Sans logiciel de gestion des stocks, toutes les étapes de travail, qu’il s’agisse de votre ap­pro­vi­sion­ne­ment, de la fac­tu­ra­tion pour le client ou de la dis­po­ni­bi­lité des produits, doivent être ef­fec­tuées ma­nuel­le­ment. Les achats, les ventes, les réap­pro­vi­sion­ne­ments et les trans­ferts physiques sont uns à uns en­re­gis­trés dans un fichier. Avec plus d’une centaine d’articles dif­fé­rents, on risque également de manquer de recul. Vous ne pouvez connaître le stock total de vos mar­chan­dises qu’avec un in­ven­taire. En outre, il existe un risque élevé que certains produits ne soient sou­dai­ne­ment plus dis­po­nibles en raison d’une forte demande, et que vous deviez donc annoncer de mauvaises nouvelles à des clients. Par con­sé­quent, en e-commerce tout par­ti­cu­liè­re­ment, gérer ses mar­chan­dises sans l’aide d’un logiciel demande beaucoup de temps et de res­sources, ce qui implique donc aussi que vous êtes plus sus­cep­tible de faire des erreurs.

Un bon système de gestion des mar­chan­dises aide à accomplir toutes les tâches ci-dessus de façon au­to­ma­ti­sée et permet ainsi d’éco­no­mi­ser temps, efforts et argent. En même temps, il réduit con­si­dé­ra­ble­ment le taux d’erreur et peut con­tri­buer à améliorer la per­for­mance éco­no­mique de votre en­tre­prise grâce à de nom­breuses fonctions et services.

Des centaines, voire des milliers d’articles sont ra­pi­de­ment en­re­gis­trés dans une seule base de données et peuvent être consultés depuis dif­fé­rents postes de travail. Des sta­tis­tiques et des rapports en temps réel offre une bonne vi­si­bi­lité de l’in­ven­taire, même si vous avez plusieurs entrepôts à des endroits séparés. D’un simple clic, vous pouvez également obtenir des in­for­ma­tions dé­tail­lées sur vos stocks. Par exemple, vous pouvez savoir où se trouve un certain article, combien d’exem­plaires sont encore dis­po­nibles, quelle est la demande pour le produit. Ainsi, les ruptures de stock peuvent être ra­pi­de­ment repérées. En fonction de l’étendue des fonctions de votre logiciel, il peut être aussi possible de lancer au­to­ma­ti­que­ment des réap­pro­vi­sion­ne­ments.

La solution lo­gi­cielle qui convient le mieux à votre boutique en ligne dépend de dif­fé­rents critères. D’une part, l’industrie et le secteur d’activité dans lequel vous opérez jouent un rôle important. D’autre part, le nombre d’uti­li­sa­teurs et les questions de com­pa­ti­bi­lité avec votre logiciel de boutique en ligne utilisé doivent être pris en compte. Le logiciel pour la boutique en ligne est en effet gé­né­ra­le­ment configuré avant le système de gestion des mar­chan­dises.

Un autre critère important est l’étendue des fonctions sou­hai­tées. Les four­nis­seurs de logiciels propose en effet des gammes dif­fé­rentes et peuvent pour certains s’adapter à vos besoins. Par exemple, les en­tre­prises de pro­duc­tions ont parfois besoin d’in­ter­faces pour intégrer des gra­phiques de pla­ni­fi­ca­tion. Les personnes qui tra­vail­lent en dehors des bureaux peuvent bé­né­fi­cier de solutions mobiles qui leur per­met­tent d’accéder à l’in­ven­taire à tout moment.

Dans tous les cas, un progiciel de gestion intégré devrait comporter les modules suivants :

• Module de gestion des données de base : le « noyau » d’un logiciel de gestion intégré devrait contenir les données de tous vos four­nis­seurs, produits, entrepôts et employés. Après une seule saisie à la main, par nu­mé­ri­sa­tion ou au moyen d’un fichier CSV, les données sont dis­po­nibles pour tous les processus de gestion (achats, renvois aux four­nis­seurs, commandes depuis un autre entrepôt, ventes, retours du client, etc.).
   
• Module d’entrée des mar­chan­dises : il en va de même pour intégrer entre autres ra­pi­de­ment les données d’un bon de livraison élec­tro­nique dans le système.
   
• Module d’in­ven­taire : ce module permet de gérer plusieurs entrepôts (par exemple dans d’autres filiales) et de trans­fé­rer des mar­chan­dises vers dif­fé­rents lieux de stockage.
   
• Module de vente : il contient une interface reliée au système de boutique en ligne et permet notamment d’échanger en temps réel des données avec des places de marché en ligne.
   
• Module pour les retours : pour l’or­ga­ni­sa­tion des retours.
   
• Module d’in­ven­taire : ce module a pour tâche d’en­re­gis­trer in­té­gra­le­ment les niveaux de stock à la fin d’un exercice comptable et de les comparer aux niveaux de stock pré­cé­dents.
   
• Modules de contrôle : ils four­nis­sent des données per­ti­nentes pour faciliter les décisions relatives à la gestion de l’en­tre­prise, par exemple les sta­tis­tiques de vente par article, famille de produits, domaine de gamme, points de vente ou com­mer­ciaux.
   
• In­ter­faces avec la comp­ta­bi­lité et le CRM : elles per­met­tent de se connecter à des pro­grammes externes pour au­to­ma­ti­ser les processus de comp­ta­bi­lité ou gérer la relation clients.

Enfin, il faut avoir une idée de l’argent que vous pouvez investir dans un logiciel de gestion des stocks. L’achat d’une solution complète n’est pas toujours rai­son­nable, en par­ti­cu­lier pour les boutiques très jeunes ou à faible chiffre d’affaires. Pour un prix élevé, vous pouvez acheter un logiciel avec des fonctions si complètes que vous n’uti­li­se­rez que 50% de ses capacités. Pour les ex­ploi­tants d’un petit magasin, un logiciel moins cher avec des fonc­tion­na­li­tés limitées est gé­né­ra­le­ment suffisant. Cela offre dans tous les cas toujours de nombreux avantages par rapport à une gestion manuelle.

Avant, les logiciels de gestion des stocks étaient surtout utilisés par les grandes chaînes de détail, mais ces dernières années, ils sont également de plus en plus apparus dans les petites et moyennes en­tre­prises. Par con­sé­quent, les solutions lo­gi­cielles se sont di­ver­si­fiées et couvrent aujourd’hui un large éventail, des systèmes ERP pour les gros budgets aux pro­grammes open source gratuits. Nous vous pré­sen­tons ici six systèmes in­té­res­sants pour un bon reflet de l’ensemble de la gamme de prix et de produits dis­po­nibles.

Selon les chiffres du four­nis­seur lui-même, les pro­grammes de fac­tu­ra­tion et de comp­ta­bi­lité de sevDesk ont déjà satisfait plus de 65 000 clients. Cependant, le logiciel ne développe tout son potentiel qu’avec le pack « Gestion de stock » et ses fonctions in­dis­pen­sables à une gestion efficace des stocks. Vous avez de plus un large choix d’in­ter­faces, par exemple pour la banque en ligne, la gestion de votre fiscalité, ou le CRM.

Le démarrage en douceur que sevDesk offre à ses nouveaux clients est par­ti­cu­liè­re­ment re­mar­quable : après une ins­crip­tion rapide, un tutoriel complet avec des ins­truc­tions in­te­rac­tives explique étape par étape le fonc­tion­ne­ment du logiciel. Bien que les fonctions spéciales soient quelque peu cachées dans les sous-menus, elles se re­trou­vent fa­ci­le­ment avec un peu de pratique dans la barre de recherche en haut de l’écran. Il est possible de mettre en place des filtres pour les produits, clients et four­nis­seurs. En plus de la version na­vi­ga­teur du programme, il existe également une ap­pli­ca­tion pour iOS et Android qui permet de gérer son entrepôt aussi pendant ses dé­pla­ce­ments.

Stocknet est un logiciel pionnier dans le domaine de la gestion des stocks en ligne. Il est utilisé par de grands groupes tels que SNCF, GDF Suez, Carrefour... Il est ac­ces­sible uni­que­ment via Internet car le service est hébergé sur le cloud, ce qui permet de re­cueil­lir beaucoup de données. De ce fait, le logiciel est plutôt conseillé aux en­tre­prises re­la­ti­ve­ment grandes. Le coût de la solution complète débute à 65 euros par mois pour les TPE.

OpenSi est un logiciel spé­cia­lisé en e-commerce assez réputé. La solution a été dé­ve­lop­pée en partant des besoins des boutiques en ligne. OpenSi permet de gérer tout le processus de tran­sac­tion, de la commande passée par le client jusqu’à la comp­ta­bi­lité, sans oublier la gestion des ap­pro­vi­sion­ne­ments. Le logiciel e-commerce est dis­po­nible à partir de 79 euros par mois (pack « Expert »).

Le logiciel GSM est un système de gestion de stocks modulaire, c’est-à-dire qu’il s’adapte par­fai­te­ment aux besoins des uti­li­sa­teurs grâce à une multitude de fonc­tion­na­li­tés. Si le logiciel est dis­po­nible gra­tui­te­ment, il est cependant limité à 40 ré­fé­rences produit. Au-delà, il devient payant mais propose une solution sur mesure, allant de 100 euros à 5000 euros, valable à vie.

Il n’existe pas de système de gestion des mar­chan­dises parfait. Le logiciel doit avant tout répondre à vos besoins. Ainsi, nous avons réalisé le tableau ci-dessous pour vous permettre d’évaluer ra­pi­de­ment quel logiciel pourrait vous convenir.

Un système de gestion des mar­chan­dises complet est important pour réussir son commerce en ligne : une boutique en ligne en pleine expansion ne peut être rentable à long terme qu’avec des struc­tures optimales et des processus au­to­ma­ti­sés. Il est donc judicieux de se dé­bar­ras­ser ra­pi­de­ment du trai­te­ment manuel des commandes, et d’utiliser les pos­si­bi­li­tés offertes par les logiciels pour mieux gérer vos entrepôts, vos commandes mais aussi vos ap­pro­vi­sion­ne­ments. Avec le bon programme de gestion des mar­chan­dises, vous éco­no­mi­sez des coûts et gagnez beaucoup de temps, qu’il est alors possible d’investir dans d’autres domaines, comme par exemple dans le marketing de votre boutique en ligne.