Si vous partez en vacances ou que vous êtes malade et ne pouvez ou ne voulez pas être joignable par email pendant cette période, une réponse au­to­ma­tique incluant un email d’absence du bureau est utile pour que vos contacts n’aient pas à attendre longtemps et inu­ti­le­ment une réponse. Mais il n’est pas toujours évident de savoir comment le rédiger. Nous vous donnons des conseils utiles sur la structure, la for­mu­la­tion et le contenu d’un message d’absence et mettons à votre dis­po­si­tion dif­fé­rents exemples.

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Message d’absence : trouver la for­mu­la­tion parfaite

Ce que contient un message d’absence du bureau dépend bien sûr du contexte. Alors que certaines en­tre­prises s’attendent à une approche formelle, ailleurs, il peut être courant d’assouplir le texte avec de petits éléments per­son­nels.

Qu’elle soit formelle ou per­son­nelle, votre note d’absence doit en tout cas être concise et ne trans­mettre que les in­for­ma­tions les plus im­por­tantes :

  • la période pendant laquelle vous n’êtes pas joignable
  • la date à laquelle vos contacts peuvent s’attendre à une réponse
  • si vous le souhaitez, la raison de votre absence
  • l’adresse email d’un ou d’une collègue qu’ils peuvent joindre en cas d’urgence

Vous trouverez ci-dessous huit exemples contenant toutes les in­for­ma­tions im­por­tantes, mais qui sont adaptés à dif­fé­rents groupes cibles.

Exemple de message d’absence : en vacances

Madame, Monsieur,

Merci beaucoup pour votre message. Je suis ac­tuel­le­ment en vacances et serai de nouveau à votre dis­po­si­tion à partir du JJ/MM/AA.

Pour des raisons de con­fi­den­tia­lité, votre email ne sera pas transféré. En cas d’urgence, veuillez vous adresser à mon/ma collègue Mme/M. NOM­DU­COL­LEGUE à l’adresse suivante : nom@exemple.fr.

Cor­dia­le­ment,

NOM

Exemple de message d’absence : formel avec in­di­ca­tion de sup­pléance pour les clients

Bonjour,

Merci pour votre message. Je ne suis ac­tuel­le­ment pas dis­po­nible et n’ai pas accès à mes mails pendant cette période. Je serai heureux de vous répondre à mon retour le JJ/MM/AAAA. D’ici là, mon/ma collègue NOM­DU­COL­LEGUE me re­pré­sen­tera. Vous pouvez le/la contacter par email (nom@exemple.fr) ou par téléphone (XX-XX-XX-XX-XX). Il/Elle se fera un plaisir de vous aider. Merci de votre com­pré­hen­sion.

Bien à vous,

NOM

Exemple de message d’absence : pour cause de maladie

Chers collègues,

Si vous lisez ceci, c’est que je suis tem­po­rai­re­ment absent pour cause de maladie. Ne vous inquiétez pas, je re­vien­drai à priori dès le JJ/MM/AAAA ! Pendant mon absence, mon/ma collègue NOM­DU­COL­LEGUE me re­pré­sente (nom@exemple.fr). En cas d’urgence, veuillez le/la contacter.

Je vous remercie pour vos vœux de ré­ta­blis­se­ment et vous souhaite une agréable semaine.

À bientôt,

NOM

Exemple de message d’absence : fermeture des fêtes de fin d’année

Madame, Monsieur,

Je vous remercie pour votre message ! Je ne serai pas dis­po­nible pendant la période de Noël et re­pren­drai mes activités à partir du JJ/MM/AAAA. Veuillez noter que durant cette période, je ne pourrai mal­heu­reu­se­ment pas consulter mes emails.

En cas d’urgence, je vous invite à contacter mon/ma collègue, NOM­DU­COL­LEGUE, à l’adresse suivante : nom@exemple.fr. Vos courriels ne seront pas trans­fé­rés au­to­ma­ti­que­ment. Je vous prie de bien vouloir accepter mes excuses pour cette in­dis­po­ni­bi­lité tem­po­raire.

Je vous souhaite de joyeuses fêtes et me réjouis de reprendre contact avec vous dès mon retour.

Cor­dia­le­ment,

NOM

En plus d’un message d’absence, c’est aussi une belle attention d’envoyer des vœux de Noël à vos clients. Pour cela, le contenu et le ton doivent être adaptés. Nous vous montrons comment écrire cor­rec­te­ment des vœux de Noël aux clients.

Exemple de message d’absence : en anglais

Thank you for your mail.

I am currently on vacation with no access to my e-mail account. I’ll be back in the office on Monday, JJ/MM/AAAA, and will respond to you as soon as possible.

In the meantime you can direct your urgent messages towards my colleague NOM (nom@exemple.fr). Please be aware that your mail will not be forwarded au­to­ma­ti­cally.

Thank you very much for your un­ders­tan­ding.

Best Wishes

NAME

Exemple de message d’absence : pour un congé maternité ou parental

Chers collègues,

Je vous informe que je suis ac­tuel­le­ment en congé maternité et que je vais ensuite prendre un congé parental. Il est prévu que je reprenne mes fonctions à partir du JJ/MM/AAAA. Durant cette période, vous pouvez vous adresser à mon/ma collègue NOM­DU­COL­LEGUE (nom@exemple.fr). Vos messages ne seront pas trans­fé­rés.

Je vous remercie sin­cè­re­ment de votre com­pré­hen­sion.

À bientôt,

NOM

Conseil

Notre article sur le message d’absence en cas de congé parental contient des conseils et des exemples sup­plé­men­taires.

Exemple de message d’absence : travail à temps partiel

Chers collègues,

Merci beaucoup pour votre message. Je suis joignable du lundi au mercredi toutes les semaines, sauf jours fériés et vacances scolaires. Je m’occuperai de votre email dès mon retour. Je vous remercie pour votre com­pré­hen­sion.

Cor­dia­le­ment,

NOM

Exemple de message d’absence : départ définitif

Madame, Monsieur,

Depuis le JJ/MM/AAAA, je ne suis plus employé(e) chez EN­TRE­PRISE et ne peux donc pas traiter per­son­nel­le­ment votre email. Mon suc­ces­seur, Monsieur/Madame NOM­DU­SUC­CES­SEUR, est désormais votre in­ter­lo­cu­teur principal et se tient à votre dis­po­si­tion à l’adresse suivante : nom@exemple.fr. Veuillez noter que cet email ne sera pas transmis.

Je vous prie de bien vouloir prendre contact avec Mme/M. NOM­DU­SUC­CES­SEUR pour toutes vos préoc­cu­pa­tions futures.

Je vous remercie de votre com­pré­hen­sion.

NOM

Conseil

Un message d’absence lors d’un départ définitif est très important. Si votre démission n’est pas indiquée cor­rec­te­ment à votre clientèle, cela peut entraîner des problèmes de com­mu­ni­ca­tion. Notre article com­plé­men­taire vous montre des conseils et des exemples sup­plé­men­taires.

Bien sûr, vous pouvez vous fier à des exemples tels que ceux cités ci-dessus pour rédiger un message d’absence. Mais comment per­son­na­li­ser la for­mu­la­tion de votre message d’absence parfait ?

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Formuler le message d’absence parfait : ins­truc­tions étape par étape

Titre

Il est courant d’utiliser comme titre de votre message d’absence « absent du bureau » ou « out of office » en anglais. Ainsi, tout le monde remarque dès la réception du message au­to­ma­tique que vous n’êtes pas dis­po­nible.

Formule d’appel et de sa­lu­ta­tion

Commencez votre message d’absence par une sa­lu­ta­tion, formule de politesse, avec laquelle commencer votre note d’absence. Vous pouvez commencer par remercier votre in­ter­lo­cu­teur de leur message. Une com­bi­nai­son des deux est bien entendu possible.

Exemples :

  • Madame, Monsieur, / Chers collègues,
  • Je vous remercie pour votre message.
  • J’ai bien reçu votre email mais je ne suis mal­heu­reu­se­ment ac­tuel­le­ment pas dis­po­nible.

Date de retour au bureau ou dis­po­ni­bi­lité

Il est pré­fé­rable d’écrire l’in­for­ma­tion la plus im­por­tante dans la deuxième ligne du corps de votre message d’absence du bureau : quand vous pouvez être joint à nouveau et, si vous le souhaitez, la raison de votre absence. Si vous êtes absent pour une durée in­dé­ter­mi­née, il suffit d’en indiquer la raison. L’in­for­ma­tion sur la date à laquelle vous pouvez être joint à nouveau donne une meilleure im­pres­sion que l’in­di­ca­tion de la durée de l’absence.

Exemples :

  • Je suis ac­tuel­le­ment en vacances. Vous pourrez me joindre de nouveau dès lundi, JJ/MM/AAAA.
  • Je suis de nouveau joignable lundi, le JJ/MM/AAAA.

Pas de re­di­rec­tion

Si vos courriels ne peuvent pas être trans­fé­rés ou visionnés par un(e) collègue, il est parfois important de le faire savoir. Selon la clientèle, il peut être logique de donner une raison ou d’exprimer des regrets.

Exemples :

  • Votre email ne sera pas re­trans­mis.
  • Pour des raisons de con­fi­den­tia­lité, votre email ne sera pas transféré.
  • Votre courrier ne sera pas au­to­ma­ti­que­ment transféré. Merci de votre com­pré­hen­sion.

Référent

Si vous êtes re­pré­senté par un collègue, vous pouvez indiquer son adresse email et/ou son numéro de téléphone. Une demande de n’utiliser cette option qu’en cas d’urgence peut aider à filtrer les petites préoc­cu­pa­tions des messages im­por­tants.

Exemples :

  • Vous pouvez vous adresser à Madame/Monsieur NOM­DU­COL­LEGUE : nom@exemple.fr
  • En cas d’urgence, veuillez contacter Mme/M. NOM­DU­COL­LEGUE : nom@exemple.fr
  • Contactez Mme/M. NOM­DU­COL­LEGUE au numéro de téléphone suivant si vous avez une question urgente : XX-XX-XX-XX-XX.

Formule de con­clu­sion

Vous pouvez utiliser une formule de con­clu­sion simple.

Exemples :

  • Cor­dia­le­ment, NOM
  • Bien à vous, NOM

Aperçu des formules possibles

Élement Exemple
Sa­lu­ta­tions Madame, Monsieur,
Merci beaucoup de votre message !
Je vous remercie pour votre email.
Bonjour et merci pour votre courriel,
Date de dis­po­ni­bi­lité Je suis ac­tuel­le­ment en vacances. Vous pouvez me joindre à partir de lundi, JJ/MM/AAAA.
Je serai de nouveau à votre dis­po­si­tion à partir du lundi JJ/MM/AAAA.
Re­di­rec­tion Votre email ne sera pas transféré.
Pour des raisons de con­fi­den­tia­lité, votre courriel ne sera pas transmis.
Votre courrier ne sera pas au­to­ma­ti­que­ment trans­fé­rer. Merci de votre com­pré­hen­sion.
Référent En mon absence, vous pouvez vous adresser à Madame/Monsieur NOM­DU­COL­LEGUE : nom@exemple.fr.
En cas d’urgence, veuillez contacter Mme/M. NOM­DU­COL­LEGUE : nom@exemple.fr.
Vous pouvez contacter Mme/M. NOM­DU­COL­LEGUE au numéro suivant : XX-XX-XX-XX-XX.
Formule de con­clu­sion Cor­dia­le­ment,
NOM

Bien à vous,
NOM
Conseil

Votre message d’absence devrait bien entendu aussi com­prendre votre signature d’email.

Message d’absence : per­son­na­li­ser les messages d’absence du bureau

Votre message d’absence du bureau ne doit pas né­ces­sai­re­ment être aussi formel que dans les exemples ci-dessus. Dans de nom­breuses pro­fes­sions, par exemple, vous pouvez être plus détendu avec votre clientèle. Ceci est par­ti­cu­liè­re­ment vrai pour vos collègues si la com­mu­ni­ca­tion par email n’est de toute façon qu’interne à l’en­tre­prise, c’est-à-dire que seuls vos collègues peuvent lire la note d’absence du bureau. Même avec de nombreux par­te­naires com­mer­ciaux externes, une réponse au­to­ma­tique « rapide » est tout à fait ha­bi­tuelle. Nous vous montrons ce que vous pouvez utiliser pour per­son­na­li­ser votre réponse au­to­ma­tique et ce dont vous devriez plutôt vous passer.

Message d’absence per­son­na­lisé : ce que l’on peut faire

Avec ces exemples aux tonalités dif­fé­rentes, vous pouvez décider per­son­nel­le­ment de ce qui convient dans votre en­tre­prise. Gardez à l’esprit que vos su­per­vi­seurs peuvent recevoir le même message que vos collègues avec lesquels vous avez un ton détendu. Veuillez tenir compte de ces conseils at­ten­ti­ve­ment.

Style Exemple
For­mu­la­tions plus dé­con­trac­tées Je suis en vacances pour le moment !
Vous pouvez me joindre à partir du JJ/MM/AAAA.
Je serai de nouveau à votre dis­po­si­tion le JJ/MM/AAAA : déterminé et plein d’énergie !
Profiter d’une occasion spéciale Je vous souhaite une bonne année !
On fait une pause pour Noël. Je vous souhaite de joyeuses Fêtes, ainsi qu’à vos familles.
Humour entre collègues Si je ne me fais pas dévorer dans la jungle, vous pourrez me joindre à nouveau à partir du JJ/MM/AAAA.
J’espère ne pas tomber dans un ravin en me promenant !
En cas d’urgence, veuillez im­mé­dia­te­ment contacter ma plante de bureau.

Message d’absence : les choses à ne pas faire !

Les messages d’absence du bureau sont au fond une chose formelle. Certains dis­po­si­tifs sty­lis­tiques peuvent être de trop. Nous vous montrons quelles erreurs vous devez ab­so­lu­ment éviter.

Style Exemple
Sou­la­ge­ment/plaisir sadique Je suis enfin en vacances, si durement méritées !
Pour l’instant, je fuis le bureau pour me retrouver dans la nature. À bientôt ! (ou jamais)
Je dois ab­so­lu­ment changer d’air ! Tenez bon pour moi !
Afficher un dé­sin­té­rêt et écrire un message trop court Je suis en vacances et ne lirai plus mes emails jusqu’au JJ/MM/AAAA.
Je ne suis pas au bureau jusqu’au JJ/MM/AAAA. Ne m’envoyez pas de message durant cette période.
Je ne suis pas là ! Je serai de retour le JJ/MM/AAAA.
Ajouts non per­ti­nents Insérer une photo d’un ours polaire au soleil
Inclure une citation non per­ti­nente à votre réponse au­to­ma­tique
Ajouter des emojis ou des émo­ti­cônes

Message d’absence : les risques qu’il faut connaitre

La mise en place d’un message d’absence re­pré­sente une pratique courante dans le cadre de la com­mu­ni­ca­tion pro­fes­sion­nelle par email et est même obli­ga­toire dans de nom­breuses en­tre­prises. Toutefois, lors de sa rédaction, il est essentiel de con­si­dé­rer at­ten­ti­ve­ment les in­for­ma­tions que vous choi­sis­sez de divulguer.

En effet, il est de plus en plus fréquent que des individus mal­veil­lants, tels que des cy­ber­cri­mi­nels et des ex­pé­di­teurs de spam, ex­ploi­tent les ren­seig­ne­ments contenus dans ces messages. Par exemple, les périodes d’absence men­tion­nées peuvent être utilisées à des fins ma­lin­ten­tion­nées, comme le repérage de domiciles ou d’en­tre­prises pour des cam­brio­lages. De plus, les emails d’absence au­to­ma­tiques peuvent re­pré­sen­ter un avantage pour les ex­pé­di­teurs de spam : en envoyant des messages à des milliers d’adresses élec­tro­niques générées de manière aléatoire, la réponse au­to­ma­tique facilite le tri des adresses valides.

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