RPA : au­to­ma­ti­ser les processus métiers pour plus d’ef­fi­ca­cité

Le Robotic Process Au­to­ma­tion, aide les en­tre­prises à rendre les processus métiers basés sur logiciels plus efficaces. Les robots per­met­tent d’effectuer des tâches manuelles de manière en­tiè­re­ment au­to­ma­ti­sée. Par exemple, cela recouvre certains processus tels que les ré­si­lia­tions de contrat et les processus de commande.

Robotic Process Au­to­ma­tion : ce qui se cache derrière cette tech­no­lo­gie

Le Robotic Process Au­to­ma­tion est abrégé par RPA et peut se traduire par « au­to­ma­ti­sa­tion robotisée des processus ». Cette tech­no­lo­gie permet le trai­te­ment au­to­ma­tisé des processus métiers par l’uti­li­sa­tion de robots logiciels.

Dans ce domaine de l’au­to­ma­ti­sa­tion, les robots utilisés copient les étapes de travail manuelles et ré­pé­ti­tives des personnes, qui sont souvent très fas­ti­dieuses et sujettes aux erreurs. Cela inclut notamment la saisie ou le transfert de données dans le back-office.

Des bots ou des robots logiciels sont pour cela utilisés. Ils peuvent accéder aux com­po­sants du système et les utiliser via des in­ter­faces, mais ils ont également la capacité de contrôler des logiciels ap­pli­ca­tifs. Les robots endossent ainsi des activités de type humain dans un paysage de processus.

Par con­sé­quent, le RPA optimise non seulement les in­te­rac­tions humaines au niveau de l’interface uti­li­sa­teur des systèmes logiciels, mais numérise également pro­gres­si­ve­ment ces chemins d’in­te­rac­tion. En pratique, des tâches in­di­vi­duelles ou même des processus complets sont en­re­gis­trés et convertis en scripts logiciels in­di­vi­duels ou en chaînes de scripts entières.

La tech­no­lo­gie combine dif­fé­rentes in­ter­faces, telles que les API, et les in­te­rac­tions avec l’interface uti­li­sa­teur existante pour exécuter les ap­pli­ca­tions ré­cur­rentes.

Les scripts peuvent être déployés dans des longueurs ou durées d’exécution dif­fé­rentes. Le fichier d’exécution cor­res­pon­dant est appelé bot, ce qui a contribué à nommer cette tech­no­lo­gie « Robotic Process Au­to­ma­tion ».

Robotic Process Au­to­ma­tion et l’IA sont deux domaines dif­fé­rents

Le RPA est toujours mis sur le même plan que l’in­tel­li­gence ar­ti­fi­cielle (IA) ou confondue avec elle par erreur. Cependant, les deux tech­no­lo­gies sont fon­da­men­ta­le­ment dif­fé­rentes et, au mieux, se com­plè­tent. La dif­fé­rence réside dans le domaine d’ap­pli­ca­tion respectif et dans la mise en œuvre pratique :

• L’IA est alimentée par des données.
• Le RPA est pilotée par un processus.

Les bots RPA suivent les routines définies par les équipes en charge de la pro­gram­ma­tion. L’in­tel­li­gence ar­ti­fi­cielle, en revanche, s’appuie sur les données exis­tantes pour res­truc­tu­rer les modèles de données existants ou re­con­naître des motifs ré­cur­rents dans les ensembles de données non struc­tu­rés et en tirer des en­seig­ne­ments, par exemple par l’ap­pren­tis­sage au­to­ma­tique.

L’as­so­cia­tion duRobotic Process Au­to­ma­tion et de l’IA apporte plusieurs avantages, car l’au­to­ma­ti­sa­tion des tâches au sein des routines RPA peut être ap­pro­fon­die grâce à l’uti­li­sa­tion de l’IA, et des activités plus complexes sont également possibles. De même, l’IA est soutenue par le travail des bots, par exemple en évitant une im­plé­men­ta­tion manuelle.

Le RPA est déclenché de manière autonome lors de l’exécution des ap­pli­ca­tions, ce qui permet aux activités de se dérouler in­dé­pen­dam­ment sur tous les systèmes logiciels.

Avantages du RPA : les processus manuels gagnent en ef­fi­ca­cité

L’au­to­ma­ti­sa­tion robotisée des processus est prin­ci­pa­le­ment utilisée pour optimiser les processus existants et les rendre plus rentables et plus efficaces sur le long terme. Cette tech­no­lo­gie vise à regrouper les processus gourmands en res­sources dans le back-office par l’exécution de bots basée sur des règles, libérant ainsi des res­sources pour les allouer à des projets et activités plus complexes.

Cela permet d’améliorer le retour sur in­ves­tis­se­ment à long terme et d’accélérer la nu­mé­ri­sa­tion dans les en­tre­prises qui mettent en œuvre des processus de RPA. Autre con­sé­quence de l’aug­men­ta­tion du degré d’au­to­ma­ti­sa­tion : la charge de travail des équipes est réduite.

Cela permet non seulement aux employés d’améliorer leur pro­duc­ti­vité, car ils peuvent effectuer des tâches à meilleure valeur ajoutée, mais augmente également pro­gres­si­ve­ment leur sa­tis­fac­tion. De plus, des tâches plus complexes peuvent être at­tri­buées aux employés, comme celles qui né­ces­si­tent im­pé­ra­ti­ve­ment une in­ter­ven­tion humaine.

Les avantages du RPA pro­dui­sent des effets externes et internes à l’en­tre­prise

• Faible effort de pro­gram­ma­tion: la mise en œuvre du RPA n’implique pas l’in­ter­ven­tion d’une équipe de dé­ve­lop­pe­ment. Les fonctions de glisser-déposer fa­ci­li­tent la con­fi­gu­ra­tion du logiciel, même pour les employés moins ex­pé­ri­men­tés sur le plan technique.
• Taux d’erreurs réduits: les bots s’appuient sur des scripts pour accomplir des activités ré­pé­ti­tives dans les systèmes. Les sources d’erreurs humaines sont ainsi éliminées à long terme. Les tâches qui né­ces­si­tent un niveau élevé de précision, notamment dans le domaine de la com­pliance, sont par­ti­cu­liè­re­ment adaptées à l’uti­li­sa­tion du RPA.
• Meil­leures pos­si­bi­li­tés de contrôle: le RPA permet de mettre en place une sur­veil­lance et des audits stan­dar­di­sés, de sorte que les scripts peuvent être optimisés pro­gres­si­ve­ment sans gros effort sup­plé­men­taire.
• Fonc­tion­na­lité équi­va­lente: l’uti­li­sa­tion du RPA ne nécessite pas de systèmes sup­plé­men­taires, de sorte que l’in­té­gra­tion d’une API n’est pas obli­ga­toire. Les bots fonc­tion­nant sur la couche de pré­sen­ta­tion des systèmes existants, les processus en place ne sont pas affectés.
• Amé­lio­ra­tion de la sa­tis­fac­tion client: les bots ne sont pas liés à des heures de service et peuvent ainsi traiter les demandes des clients même à des moments in­ha­bi­tuels. Cela permet aux en­tre­prises de tra­vail­ler 24 heures sur 24 pour améliorer la sa­tis­fac­tion client.
• Aug­men­ta­tion de la sa­tis­fac­tion des employés: en éliminant les tâches hautement ré­pé­ti­tives, le personnel peut se con­cen­trer sur d’autres tâches plus in­té­res­santes et plus complexes ; ce transfert de tâches contribue également à valoriser le travail et donc à renforcer la sa­tis­fac­tion des effectifs.

Les en­tre­prises qui prévoient de se lancer dans l’au­to­ma­ti­sa­tion robotisée des processus doivent d’abord répondre à un certain nombre d’exigences de base. En effet, cette tech­no­lo­gie ne peut vé­ri­ta­ble­ment en­clen­cher une élévation tangible de l’ef­fi­ca­cité que si des données de haute qualité sont dis­po­nibles et si un en­ga­ge­ment clair en faveur d’une bonne gestion des données existe et est tenu.

Exemples de Robotic Process Au­to­ma­tion

Les activités de RPA sont par­ti­cu­liè­re­ment adaptées à la re­pro­duc­tion des processus nor­ma­li­sés pour les tâches quo­ti­diennes. Il s’agit notamment d’ap­pli­ca­tions utilisées quo­ti­dien­ne­ment par la majorité des en­tre­prises de vente au détail et de services. Des exemples pratiques sont par exemple :

• Tous les types de processus de commande
• Le trai­te­ment des demandes des clients
• La création de documents
• La comp­ta­bi­lité salariale et la gestion générale des données dans les unités or­ga­ni­sa­tion­nelles

Le RPA offre d’énormes avantages, en par­ti­cu­lier en ce qui concerne la relation client. C’est donc l’un des domaines où cette tech­no­lo­gie est la plus souvent utilisée. Cela est également dû aux attentes accrues de nombreux clients, pour lesquels le trai­te­ment de leurs demandes doit être rapide, voire immédiat.

Les con­sé­quences positives de l’au­to­ma­ti­sa­tion sont di­rec­te­ment visibles grâce à des temps de réponse plus rapides dans le trai­te­ment des demandes des clients et à une marge d’erreur réduite lors du trai­te­ment des courriers ou des emails entrants des clients.

L’uti­li­sa­tion du RPA apporte également un gain de coûts, car la di­mi­nu­tion du taux d’erreurs se traduit par la dis­pa­ri­tion des cycles de trai­te­ment post-opé­ra­toire. L’aug­men­ta­tion de la sa­tis­fac­tion des clients a également un impact positif sur la fi­dé­li­sa­tion clients.

Saisies de for­mu­laire au­to­ma­ti­sées

L’un des processus nor­ma­li­sés de la relation client né­ces­si­tant également beaucoup d’efforts manuels touche par exemple à la ré­si­lia­tion d’un contrat. Cette procédure peut être au­to­ma­ti­sée par le RPA, de sorte que l’ac­cep­ta­tion de la ré­si­lia­tion ainsi que l’examen et l’exécution ul­té­rieurs de la ré­si­lia­tion de­vien­nent au­to­ma­tiques.

Les for­mu­laires standard pour la con­fir­ma­tion de ré­si­lia­tion ne seront plus remplis par les employés, mais seront plutôt envoyés aux bots à l’avenir. Tous les for­mu­laires requis peuvent être modifiés ici.

Traiter les commandes au­to­ma­ti­que­ment

Une commande s’ac­com­pagne de la création de toute une série de documents ap­par­te­nant à un groupe normalisé de documents. Nor­ma­le­ment, il s’agit de la con­fir­ma­tion de commande suivie d’une demande de paiement. Le bon de livraison est alors créé et imprimé, et une facture est ensuite envoyée au client.

Le processus de con­fir­ma­tion de commande est un bon candidat pour le RPA, car la séquence de processus des documents à créer et les données requises sont stan­dar­di­sées et peuvent donc être préparées sous forme de script afin d’être con­sul­tées à plusieurs reprises.

En résumé : le RPA est utile pour les en­tre­prises qui disposent d’une solide gestion des données

Le Robotic Process Au­to­ma­tion peut améliorer les processus tels que la com­mu­ni­ca­tion avec les clients, ce qui peut ensuite se ré­per­cu­ter po­si­ti­ve­ment sur la sa­tis­fac­tion des clients et la ren­ta­bi­lité. La sa­tis­fac­tion et la rétention des employés sont également un facteur con­cur­ren­tiel important pour de nom­breuses en­tre­prises. En sous­trayant les activités manuelles et chro­no­phages des employés et en proposant des tâches plus complexes et plus pas­sion­nantes, vous avez les bonnes cartes en main pour mettre en place un en­vi­ron­ne­ment de travail positif et renforcer la mo­ti­va­tion de vos employés.

Néanmoins, le RPA ne résout pas tous les problèmes. Des exigences de base telles que la qualité des données et la sen­si­bi­li­sa­tion au sujet de la gestion des données doivent être sa­tis­faites afin de permettre une uti­li­sa­tion efficace et ef­fi­ciente de l’au­to­ma­ti­sa­tion.