Créer un for­mu­laire PDF rem­plis­sable, sur Acrobat ou sur logiciel libre

Le format PDF (Portable Document Format) est sans aucun doute l’un des formats de fichiers les plus courants en en­tre­prise. La raison de ce succès réside dans un certain nombre d’avantages évidents. Un fichier PDF peut en effet contenir de nom­breuses pages de textes et des dizaines d’images tout en con­ser­vant une taille re­la­ti­ve­ment faible, ce qui permet de l’envoyer et de le partager ra­pi­de­ment et en toute sim­pli­cité par courrier élec­tro­nique ou sur le Cloud. En outre, ce format permet d’assurer un affichage à l’identique quel que soit le type d’appareil utilisé, sans problème de pré­sen­ta­tion ou de formatage.

D'autre part, les for­mu­laires sont om­ni­pré­sents dans notre quotidien. Ils per­met­tent d’établir la liste des par­ti­ci­pants à une con­fé­rence, de trans­mettre une can­di­da­ture ou une ins­crip­tion, ou encore de déclarer ses impôts. Le fait de passer par un PDF garantit à la fois le respect des pro­cé­dures en place et la trans­mis­sion des in­for­ma­tions im­por­tantes tout en offrant un aperçu global du document.

Mis bout à bout, tous ces éléments peuvent con­tri­buer de manière sig­ni­fi­ca­tive à mettre un terme au règne du papier en en­tre­prise grâce à un type de document élec­tro­nique par­ti­cu­lier : les for­mu­laires PDF di­rec­te­ment rem­plis­sables sur or­di­na­teur. Il est plus rapide de remplir un for­mu­laire sur or­di­na­teur qu’à la main, sans compter le fait que cela permet de corriger fa­ci­le­ment les erreurs éven­tuelles. En outre, un document numérique est toujours simple à partager avec collègues et clients, à analyser et à archiver.

Voici la marche à suivre pour créer un for­mu­laire PDF à remplir.

La faute en revient au manque de com­pa­ti­bi­lité entre les formats de fichiers de Microsoft et Adobe, et il est peu probable que ces deux sociétés soient amenées ra­pi­de­ment à résoudre ce problème. Ainsi, les for­mu­laires de can­di­da­ture et d’enquête en ligne réalisés à l’aide du logiciel de Microsoft et en­re­gis­trés au format PDF peuvent uni­que­ment être remplis à la main après im­pres­sion sur papier. Dans ces con­di­tions, vous pouvez aussi bien renoncer aux champs de saisie in­te­rac­tifs et créer un tableau avec des cellules vides. Cela convient par­fai­te­ment si l’objectif est de créer une simple liste de présence, par exemple. En revanche, pour des projets plus complexes, c’est une solution qui laisse à désirer.

Comme nous l’avons vu, il est possible de créer gra­tui­te­ment un PDF à remplir. Certains uti­li­sa­teurs préfèrent faire appel à une solution pro­fes­sion­nelle of­fi­cielle, mais très onéreuse : Adobe Acrobat.

Ils peuvent par exemple ne pas vouloir utiliser Ope­nOf­fice ou Li­breOf­fice. De plus, Adobe a doté son logiciel maison de quelques ca­rac­té­ris­tiques spé­ci­fiques qui ne sont pas ac­ces­sibles à ses con­cur­rents. La plus éminente est la détection au­to­ma­tique des champs de for­mu­laire dans les fichiers nu­mé­riques et même à partir de documents scannés, avec une fiabilité étonnante. Acrobat vous permet même de convertir en PDF à remplir un document créé sur Word.

Voici la marche à suivre.

1. Dans la barre d’outils, cliquez sur « For­mu­laires » puis « Lancer l’assistant de création de for­mu­laire » (la méthode et le nom de chaque élément peuvent varier en fonction de la version d’Acrobat que vous utilisez ; pour notre exemple, nous nous sommes appuyés sur Adobe Acrobat 9).
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sé­lec­tion­nez votre for­mu­laire. Acrobat peut ouvrir des for­mu­laires élec­tro­niques existants (sous PDF, Word, Excel et bien d'autres formats) et convertir des documents scannés en for­mu­laires (vous pouvez également créer un nouveau for­mu­laire à l'aide de modèles existants).
3. L'as­sis­tant de création de for­mu­laire reconnaît au­to­ma­ti­que­ment tous les champs de for­mu­laire statiques et les renomme à partir du texte qui les entoure. Ce processus se déroule quasi-ins­tan­ta­né­ment avec un taux de réussite élevé. Il peut arriver qu’Acrobat oublie un champ ou in­ter­prète une ligne de sé­pa­ra­tion visuelle comme étant un champ de signature. Dans ce cas, vous pouvez ra­pi­de­ment corriger l’erreur en insérant, en déplaçant ou en sup­pri­mant les éléments de for­mu­laire concernés.

En plus de cet outil émi­nem­ment pratique, la sélection et le fonc­tion­ne­ment des outils d’Adobe Acrobat sont fortement si­mi­laires à ce qui se fait sous Word, Ope­nOf­fice et Li­breOf­fice : les zones de texte et de liste, les cases à cocher, les cases d’options, les zones d'options, les zones de liste, les boîtes combinées et les boutons peuvent être con­fi­gu­rés très sim­ple­ment à l’aide d’un double-clic.

Le programme offre également d’autres fonc­tion­na­li­tés in­té­res­santes, dont certaines vous sont pré­sen­tées plus en détail ci-après.

• Pour remplir plus ra­pi­de­ment un for­mu­laire mo­di­fiable, vous pouvez appuyer sur la touche Tab pour sé­lec­tion­ner le champ suivant plutôt que d’avoir à cliquer sur chaque élément avec la souris. Adobe Acrobat permet de définir dans quel ordre les dif­fé­rents éléments seront sé­lec­tion­nés à l'aide de la touche Tab, de façon à rendre aussi rapide et efficace que possible le processus de rem­plis­sage du for­mu­laire.
• En com­bi­nai­son avec Adobe Sign, il est possible d’ajouter aux for­mu­laires un champ de signature élec­tro­nique.
• Le champ de code à barres est un autre outil spé­ci­fique à Acrobat. Cette fonction permet de convertir au­to­ma­ti­que­ment toutes les entrées de for­mu­laire sous la forme d’un code à barres unique qui peut être lu et in­ter­prété au moyen d’un matériel spé­ci­fique. Cela facilite l'analyse et l'ar­chi­vage des for­mu­laires qui vous sont renvoyés par courrier postal ou par fax.
• Adobe Acrobat peut également assurer la dis­tri­bu­tion de for­mu­laires PDF à vos clients et collègues par courrier élec­tro­nique ou via un serveur interne. Le programme permet également de suivre le statut des messages de retour d’in­for­ma­tion et d’envoyer des messages au­to­ma­tiques de rappel en cas de retard.

Sur son site Internet, Adobe propose des tutoriels utiles con­cer­nant toutes les fonctions sup­plé­men­taires dis­po­nibles sur Acrobat. En outre, une version d’essai d’Adobe Acrobat valide 14 jours est dis­po­nible ; elle permet de modifier des PDF et de réduire la taille des documents de ce type.

Il est important de préciser que de nom­breuses al­ter­na­tives à Adobe Acrobat proposent des fonc­tion­na­li­tés si­mi­laires. Cependant, la création de for­mu­laires PDF à remplir n’est gé­né­ra­le­ment possible que dans les versions payantes de ces pro­grammes (par exemple Qoppa PDF Studio, PDF XChange Editor) ou dans le cadre d’une version d’essai payante (par exemple Foxit Phantom PDF, Nitro Pro).

L’uti­li­sa­tion de for­mu­laires PDF in­te­rac­tifs permet d’atténuer le paradigme du tout-papier dans les en­tre­prises. C’est pourquoi il est crucial de pouvoir les créer ra­pi­de­ment et en toute sim­pli­cité. Mais avec Microsoft Office, on ne peut réaliser qu’un travail pré­pa­ra­toire à cet effet. Pour créer un PDF rem­plis­sable, il faut faire appel à Adobe Acrobat ou à un autre programme. Cependant, pour ceux qui ne sou­hai­tent pas utiliser une solution payante, il est possible de passer par la suite bu­reau­tique gratuite Ope­nOf­fice ou son homologue Li­breOf­fice. Les for­mu­laires obtenus sont tout à fait sa­tis­fai­sants et peuvent être lus et remplis à l'aide de presque tous les lecteurs de PDF du marché.