Comment imprimer un email sur Outlook ?

Avec Microsoft Outlook, il est possible d’imprimer des emails de dif­fé­rentes manières. Nous vous pré­sen­tons deux approches et vous ex­pli­quons comment con­fi­gu­rer des icônes d’im­pres­sion rapide dans Outlook 365 afin de pouvoir imprimer ra­pi­de­ment et fa­ci­le­ment des emails im­por­tants. Vous ap­pren­drez également comment imprimer des emails sur Outlook Web.

Guide rapide : imprimer des emails Outlook

1. Ouvrez l’email que vous souhaitez imprimer dans Outlook et appuyez sur les touches [Ctrl] + [P].
2. Sé­lec­tion­nez l’im­pri­mante dans la fenêtre « Imprimer ».
3. Si né­ces­saire, adaptez les pa­ra­mètres sous « Options d’im­pres­sion ».
4. Cliquez sur le bouton « Imprimer » pour lancer l’im­pres­sion.

Imprimer les emails avec l’ap­pli­ca­tion Outlook

Dans ce qui suit, nous vous montrons étape par étape deux méthodes pour imprimer vos emails si vous avez installé Outlook sur votre or­di­na­teur.

Méthode 1 : imprimer les emails Outlook avec « Fichier » et « Imprimer »

Il s’agit de la méthode la plus courante pour imprimer des emails dans un programme Outlook installé sur l’or­di­na­teur. Voici comment procéder :

Étape 1 : ouvrez votre boîte de réception et sé­lec­tion­nez l’email à imprimer. L’email s’affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre Outlook pour que vous puissiez le lire. Cliquez ensuite en haut à gauche sur l’onglet « Fichier ». Si vous avez déjà ouvert l’email dans une fenêtre séparée, procédez en principe de la même manière.

Étape 2 : si vous avez cliqué sur « Fichier » en haut à gauche, vous accédez à la fenêtre « In­for­ma­tions sur le compte ». Cliquez sur « Imprimer » dans la barre latérale gauche ; une nouvelle fenêtre s’ouvre alors avec un aperçu avant im­pres­sion dans la partie droite de l’écran. Pour l’imprimer, cliquez sur le bouton « Imprimer ». En dessous de ce symbole, vous pouvez sé­lec­tion­ner au préalable votre im­pri­mante. Dans les zones « Options d’im­pres­sion » et Pa­ra­mètres, il est possible d’effectuer d’autres réglages pour l’im­pres­sion de votre email Outlook.

Si vous avez déjà ouvert l’email à imprimer dans une autre fenêtre (en double-cliquant sur l’email), procédez de manière similaire :

Étape 1 : cliquez en haut à gauche sur « Fichier ». Une fenêtre s’ouvre (au lieu de la fenêtre « In­for­ma­tions sur le compte ») avec des in­for­ma­tions spé­ci­fiques sur cet email.

Étape 2 : dans cette fenêtre, il y a également une barre latérale gauche avec le champ « Imprimer », qui vous permet de la même manière d’accéder à la fenêtre « Imprimer », dans laquelle vous pouvez effectuer les réglages et lancer l’im­pres­sion.

Étape 3 : comme décrit ci-dessus, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Imprimer » pour que votre email soit imprimé.

Méthode 2 : imprimer les emails Outlook avec la com­bi­nai­son de touches [Ctrl] + [P]

L’im­pres­sion d’un email Outlook à l’aide de la com­bi­nai­son de touches [Ctrl] + [P] est plus directe. Procédez comme suit :

Étape 1 : sé­lec­tion­nez l’email cor­res­pon­dant comme décrit ci-dessus ou ouvrez-le dans une fenêtre séparée.

Étape 2 : appuyez si­mul­ta­né­ment sur les touches [Ctrl] et [P] de votre clavier. La fenêtre « Imprimer » s’ouvre alors di­rec­te­ment.

Étape 3 : les champs de sélection vous per­met­tent, comme dans la première méthode, d’effectuer des réglages pour l’im­pres­sion. En cliquant sur la case « Imprimer », vous lancez le processus d’im­pres­sion.

Con­fi­gu­rer des icônes d’im­pres­sion pour une im­pres­sion rapide dans Outlook

Si vous imprimez souvent des emails dans Outlook, il vaut la peine d’ajouter un accès rapide. Là encore, il existe deux approches dif­fé­rentes.

Ajouter une icône « Imprimer » dans la barre d’outils

La manière la plus simple d’ajouter une icône « Imprimer » est d’ajouter l’accès rapide « Imprimer » à la barre d’outils tout en haut de la fenêtre d’Outlook.

Étape 1 : dans la con­fi­gu­ra­tion de base d’Outlook, cliquez sur la petite icône « Per­son­na­li­ser la barre d’outils d’accès rapide » en haut de la barre d’outils. Un menu s’ouvre alors, dans lequel vous sé­lec­tion­nez « Imprimer ». C’est aussi simple que ça !

Étape 2 : la nouvelle icône « Imprimer » se trouve main­te­nant dans la barre d’outils. En cliquant dessus, vous accédez ins­tan­ta­né­ment à la fenêtre « Imprimer », où vous pouvez effectuer des réglages et lancer le processus d’im­pres­sion. Afin que le symbole « Imprimer » ap­pa­raisse aussi pour les emails qui ont été ouverts dans une fenêtre séparée, vous devez répéter cette procédure. L’icône « Imprimer » de la barre d’outils s’affichera alors pour tous les autres emails ouverts dans une fenêtre séparée.

Ajouter un bouton « Imprimer » dans le ruban d’Outlook

Si vous préférez que votre bouton « Imprimer » soit un peu plus grand et se trouve dans le ruban du menu, sous la barre d’outils, cela est également possible et ne nécessite que quelques étapes. Toutefois, le ruban peut être un peu étroit en raison des nom­breuses fonctions. Procédez comme suit :

Étape 1 : effectuez un clic droit sur votre ruban de menu, de sorte qu’un menu déroulant ap­pa­raisse. Dans ce menu, cliquez sur « Per­son­na­li­ser le ruban… ».

Étape 2 : après avoir cliqué sur « Per­son­na­li­ser le ruban… », la fenêtre « Options Outlook » s’ouvre avec le sous-menu cor­res­pon­dant, qui contient deux colonnes. Dans celle-ci, créez d’abord un nouveau groupe en cliquant sur le bouton « Nouveau groupe » en bas à droite.

Étape 3 : un « Nouveau groupe (per­son­na­lisé) » apparaît dans la colonne de droite. En main­te­nant le bouton de la souris enfoncé, vous pouvez déplacer la position de ce nouveau groupe vers le haut ou vers le bas. Cela détermine l’em­pla­ce­ment du nouveau champ dans le ruban.

Étape 4 : de plus, vous pouvez changer le nom du groupe en cliquant dessus et en appuyant sur le bouton « Renommer » en bas à droite. Pour plus de clarté, nous avons donné à ce nouveau groupe le nom de « Im­pres­sion ».

Étape 5 : cliquez à nouveau sur le groupe et sé­lec­tion­nez ensuite la fonction « Imprimer » dans la colonne de gauche. Le nouveau groupe et la fonction « Imprimer » sont main­te­nant res­pec­ti­ve­ment marqués en bleu et en gris. Cliquez ensuite sur la case « Ajouter » entre les deux colonnes. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « OK » en bas à droite.

La commande « Imprimer » apparaît main­te­nant en haut de votre ruban de menu. Sa position dépend de l’endroit où vous avez po­si­tionné le nouveau groupe lors de sa con­fi­gu­ra­tion. En cliquant sur l’icône « Imprimer », vous accédez di­rec­te­ment à la fenêtre d’im­pres­sion, à partir de laquelle vous pouvez lancer le processus.

Imprimer les emails sur Outlook Web

Si vous possédez votre propre compte Microsoft, vous avez gé­né­ra­le­ment accès à la version Web d’Outlook. Vous pouvez l’utiliser en vous rendant sur le site outlook.com et en vous y con­nec­tant ou en vous y ins­cri­vant.

Imprimer un email dans la version Web d’Outlook n’est pas difficile. Il suffit d’ouvrir l’email à imprimer et de cliquer sur l’icône de l’im­pri­mante en haut à droite.

Une fois que c’est fait, la fenêtre s’ouvre et affiche l’email à imprimer à droite. Cliquez ensuite en haut sur « Imprimer ».

Dans la foulée, une fenêtre nommée « Imprimer » s’ouvre. Comme pour les versions de bureau d’Outlook, vous pouvez y effectuer quelques (rares) réglages avant de cliquer en bas sur le bouton « Imprimer » et de lancer ainsi le processus d’im­pres­sion.

Dans la version Web d’Outlook, il existe d’autres moyens d’accéder à la fenêtre « Imprimer », par exemple via la com­bi­nai­son de touches déjà men­tion­née [Ctrl] + [P] ou via le bouton droit de la souris. Il se peut cependant que dans ces cas, l’email à imprimer ne soit pas re­pré­senté dans son in­té­gra­lité et qu’il manque par exemple des smileys Outlook. Avant de lancer l’im­pres­sion de cette manière, il convient donc de bien vérifier l’aperçu avant im­pres­sion de l’email.

Microsoft Outlook sur le bureau ou sur le Web ?

Dans le passé, la version Web d’Outlook était plutôt con­si­dé­rée comme une variante allégée et une solution in­ter­mé­diaire. Depuis le « nouvel Outlook », la version Web rivalise avec l’ap­pli­ca­tion bureau. Il existe de nom­breuses pos­si­bi­li­tés d’adapter la gestion des emails exac­te­ment à vos besoins : vous pouvez ainsi créer des règles Outlook pour les emails entrants et sortants, con­fi­gu­rer des con­fir­ma­tions de lecture Outlook ou encore archiver vos emails avec Outlook.

Vous disposez d’un budget très limité ? Vous pouvez bien sûr aussi recourir à l’une des al­ter­na­tives gratuites à Outlook.