Nextcloud Office : fonc­tion­ne­ment de la suite bu­reau­tique

Avec Nextcloud Office, Nextcloud propose une suite bu­reau­tique en ligne per­for­mante qui répond à tous les besoins des uti­li­sa­teurs en matière de col­la­bo­ra­tion et de logiciels Office. Découvrez ci-dessous une pré­sen­ta­tion complète de Nextcloud Office.

Nextcloud Office : de quoi s’agit-il ?

Nextcloud est un logiciel Cloud col­la­bo­ra­tif qui permet aux pro­fes­sion­nels comme aux par­ti­cu­liers de pratiquer l’auto-hé­ber­ge­ment et de profiter d’un outil de Cloud computing de manière flexible et sécurisée, sans avoir besoin de faire appel à des solutions com­mer­ciales. À cet effet, Nextcloud respecte des normes élevées en matière de pro­tec­tion des données, tout en proposant une large gamme d’ap­pli­ca­tions Nextcloud dif­fé­rentes, comme Nextcloud Talk et la suite bu­reau­tique en ligne Nextcloud Office.

Nextcloud Office est le fruit d’une col­la­bo­ra­tion avec l’en­tre­prise Collabora Pro­duc­ti­vity. Cette suite bu­reau­tique a ensuite été intégrée à Nextcloud. Son objectif ? Répondre aux besoins du monde du travail actuel, aussi moderne que numérisé. Il propose avant tout des fonctions per­for­mantes pour l’édition en ligne, afin que vous puissiez modifier, joindre et partager des documents, utiliser des feuilles de calcul et créer des pré­sen­ta­tions. Comme cette suite bu­reau­tique s’intègre par­fai­te­ment à l’éco­sys­tème Nextcloud, vous pouvez être sûr qu’elle prend en charge tous ses outils ainsi que les prin­ci­paux na­vi­ga­teurs, formats de fichiers et éditeurs. Nextcloud Office est aussi une solution associée à la pla­te­forme de col­la­bo­ra­tion intégrée Nextcloud Hub qui contient un grand nombre des outils clés de Nextcloud, parmi lesquels Groupware, Files, Talk et bien sûr Office.

À quoi sert Nextcloud Office ?

Nextcloud Office est une solution gratuite. Vous avez accès à toutes les prin­ci­pales fonctions standard dans le cadre d’une uti­li­sa­tion privée. Si vous souhaitez l’utiliser dans un en­vi­ron­ne­ment pro­fes­sion­nel, Nextcloud vous propose une version payante, l’offre Nextcloud En­ter­prise, pour des per­for­mances toujours plus stables et évo­lu­tives en toute flexi­bi­lité. Le champ d’ap­pli­ca­tion de Nextcloud Office concerne des fonctions presque iden­tiques à celles des ap­pli­ca­tions bu­reau­tiques les plus po­pu­laires, notamment Microsoft 365 et Google Workspace, ou à d’autres solutions de subs­ti­tu­tion à Microsoft Office.

Vous trouverez ci-dessous une liste de ses prin­ci­pales pos­si­bi­li­tés d’ap­pli­ca­tion et fonctions :

• Création et mo­di­fi­ca­tion de documents en temps réel (y compris en cas d’appel vidéo ou de chat en cours)
• Fonction de com­men­taire intégrée aux documents
• Pos­si­bi­lité d’ajouter des images di­rec­te­ment depuis un espace de stockage Nextcloud
• Partage et mo­di­fi­ca­tion commune de documents en passant par un na­vi­ga­teur ou des ap­pli­ca­tions mobiles
• Mo­di­fi­ca­tion de documents à l’aide de liens internes ou externes pour les personnes n’ayant pas accès à Nextcloud (avec certaines res­tric­tions)
• Création de feuilles de calcul
• Création et mo­di­fi­ca­tion de pré­sen­ta­tions, de plans et autres notes
• His­to­rique des versions et suivi des mo­di­fi­ca­tions
• Fonction de na­vi­ga­tion per­met­tant de parcourir les documents
• Pos­si­bi­lité d’in­té­gra­tion à Microsoft Word

Pré­sen­ta­tion rapide des com­po­sants de Nextcloud Office

Nextcloud Office se prête à l’ensemble de la gamme de tâches bu­reau­tiques pouvant se présenter à vous dans un en­vi­ron­ne­ment de travail numérique passant par le Cloud. Avec cette suite bu­reau­tique, vous pouvez créer, modifier et partager fa­ci­le­ment des documents avec le reste de votre équipe, peu importe le lieu et l’appareil. Vous pouvez aussi utiliser la fonction d’édition des documents lors de vos réunions d’équipe et profiter de la syn­chro­ni­sa­tion au­to­ma­tique des mo­di­fi­ca­tions. Avec les droits d’ad­mi­nis­tra­teur, limitez l’accès des documents aux seules personnes au­to­ri­sées.

Vous trouverez ci-dessous le détail des dif­fé­rents com­po­sants de Nextcloud Office.

Nextcloud Write

Comme Word au sein de la suite Microsoft 365, Nextcloud Write est au cœur de la suite Nextcloud Office. Cet outil vous permet de créer des documents, de les modifier, de les partager et de les en­re­gis­trer, le tout en col­la­bo­ra­tion avec d’autres personnes. Il s’agit d’une ap­pli­ca­tion en­tiè­re­ment col­la­bo­ra­tive, qui prend aussi en charge Microsoft Word. Vous pouvez suivre le curseur en temps réel, et ainsi voir les mo­di­fi­ca­tions que les autres membres de l’équipe sont po­ten­tiel­le­ment en train d’apporter aux documents. Nextcloud Write intègre de plus en plus de fonctions d’as­sis­tance basées sur l’in­tel­li­gence ar­ti­fi­cielle, qui aident les uti­li­sa­teurs à rédiger et à re­tra­vail­ler leurs textes, par exemple grâce à la cor­rec­tion au­to­ma­tique, à l’amé­lio­ra­tion du style ou encore à la tra­duc­tion.

Nextcloud Spread­sheet

Nextcloud Spread­sheet peut être vu comme l’équi­valent du tableur Excel de la suite Microsoft. Nextcloud Spread­sheet propose une gamme complète de fonctions, formules et outils per­met­tant la création et l’édition col­la­bo­ra­tive de feuilles de calcul. Pour optimiser la pro­tec­tion des données, des contrôles d’accès fiables vous per­met­tent de vous assurer que les feuilles de calcul qui con­tien­nent des données com­mer­ciales sensibles ne peuvent être modifiées que par les personnes et les équipes au­to­ri­sées. Une in­té­gra­tion facile de Microsoft Excel est elle aussi en­vi­sa­geable.

Nextcloud Present

Comme un air de Po­wer­Point, mais avec plusieurs dif­fé­rences : découvrez Nextcloud Present. Vous pouvez vous en servir pour créer des dia­po­si­tives simples ou complexes avec dif­fé­rentes con­cep­tions et mises en page, toutes per­son­na­li­sables. Pour ce faire, des modèles pratiques et plusieurs pos­si­bi­li­tés de con­fi­gu­ra­tion in­di­vi­duelle sont mis à votre dis­po­si­tion. Grâce à son uti­li­sa­tion intuitive, subjuguez n’importe quel public avec des pré­sen­ta­tions aussi per­ti­nentes que pro­fes­sion­nelles. Comme il est com­pa­tible avec Microsoft Po­wer­Point et qu’il prend en charge les prin­ci­paux formats de fichiers, Nextcloud Present répond à tous les besoins associés à un logiciel de pré­sen­ta­tion per­for­mant.

Nextcloud Draw

Nextcloud Draw est un outil de prise de notes et de dessin en­tiè­re­ment équipé. Comme avec Microsoft Visio, vous pouvez créer des gra­phiques, des dia­grammes, des plans, des croquis et autres schémas complexes. Les options col­la­bo­ra­tives dis­po­nibles vous per­met­tent d’illustrer vos idées communes et de les dé­ve­lop­per, ou encore de présenter des plans à votre audience en vous servant de gra­phiques ou de dia­grammes. Vous pouvez aussi en servir lors de con­fé­rences en ligne et de réunions d’équipe.

Nextcloud Text

Nextcloud Text est l’éditeur de texte standard de Nextcloud. Il s’appuie sur Markdown, propose une fonction de tra­duc­tion auto-hébergée et prend en charge de nom­breuses options au format RTF, notamment les titres, les liens, les tableaux et l’écriture en gras ou en italique. Avec des couleurs dif­fé­rentes pour chaque con­tri­bu­teur, les grands projets ras­sem­blant de nombreux par­ti­ci­pants gagnent en clarté.

Les avantages de Nextcloud Office dans l’en­vi­ron­ne­ment Nextcloud

La version bureau de Nextcloud s’intègre par­fai­te­ment à l’éco­sys­tème évolutif et po­ly­va­lent des ap­pli­ca­tions Nextcloud. Nextcloud peut être rapproché des pla­te­formes de col­la­bo­ra­tion proposées par Google et Microsoft, celles-ci per­met­tant également d’intégrer de manière trans­pa­rente des ap­pli­ca­tions et des services pro­prié­taires.

Avec Nextcloud Office, vous pouvez profiter des avantages suivants du fait de son in­te­rac­tion avec les autres com­po­sants de Nextcloud, tout aussi puissants :

• Travail col­la­bo­ra­tif flexible grâce à l’in­té­gra­tion des fonctions bu­reau­tiques dans les ap­pli­ca­tions Nextcloud comme Talk ou Groupware
• Fonctions bu­reau­tiques per­met­tant le trai­te­ment col­la­bo­ra­tif de documents pour le travail d’équipe lors des réunions en ligne et des vi­sio­con­fé­rences grâce au partage d’écran, à la fonction de com­men­taire, à l’his­to­rique des versions, au suivi du curseur en temps réel et aux mentions
• Pro­tec­tion contre l’accès de tiers non autorisés grâce à la gestion sécurisée des droits et des accès à l’aide de dossiers de groupe et de droits d’accès auxdits fichiers pour les groupes, les individus et les fichiers sé­lec­tion­nés
• Uti­li­sa­tion possible sur le bureau comme sur un nombre illimité de terminaux mobiles, et ce, grâce aux clients Nextcloud de bureau et mobiles
• Gestion, syn­chro­ni­sa­tion et suivi des mo­di­fi­ca­tions sur les documents de manière simple et cen­tra­li­sée depuis plusieurs ap­pli­ca­tions

Quels sont les formats de fichiers que Nextcloud Office peut lire et écrire ?

Une suite bu­reau­tique ne doit pas se contenter de proposer une large gamme de fonctions et d’outils de col­la­bo­ra­tion, de com­mu­ni­ca­tion et de trai­te­ment des documents. Il est également essentiel qu’elle prenne en charge tous les formats de fichiers les plus répandus, ceux-ci jouant un rôle dans l’uti­li­sa­tion d’une solution de pro­duc­ti­vité fondée sur le Cloud. De cette manière seulement, vous pouvez garantir une col­la­bo­ra­tion flexible et com­pa­tible entre les divers systèmes et ap­pli­ca­tions.

Pour ce qui est de la com­pa­ti­bi­lité, Nextcloud Office n’a pas à pâlir devant ses con­cur­rents : la solution prend en charge l’ouverture, la lecture et la sau­ve­garde de plus d’une dizaine de formats de fichiers. En voici quelques exemples :

• Trai­te­ment de texte : DOCX, DOC, RTF, ODT
• Feuilles de calcul : XLS, XLSX, ODS
• Pré­sen­ta­tion : ODP, PPT, PPTX
• Dessin : ODG
• Autres formats pris en charge : Publisher, Import/View Visio

Avantages de Nextcloud Office par rapport à la con­cur­rence

Nextcloud poursuit un objectif ambitieux : cette pla­te­forme col­la­bo­ra­tive basée sur le Cloud espère se démarquer comme étant une al­ter­na­tive honorable à Microsoft 365, au moins équi­va­lente aux services proposés par cette dernière. Nextcloud propose donc d’im­pres­sion­nantes fonctions en matière d’auto-hé­ber­ge­ment et de Cloud computing, en ap­pli­quant des normes de pro­tec­tion des données qui vont même jusqu’à détrôner celles utilisées par Microsoft. Si de nom­breuses en­tre­prises se dé­tour­nent des services com­mer­ciaux au profit de Nextcloud, c’est également en raison de la fonc­tion­na­lité et de l’in­té­gra­tion en constante évolution des services Nextcloud, des offres « En­ter­prise » flexibles et de l’ensemble complet de solutions proposées par Nextcloud Hub.

La suite bu­reau­tique de Nextcloud constitue un élément central pour tout en­vi­ron­ne­ment in­dé­pen­dant et fondé sur le Cloud. Vous trouverez ci-dessous une liste des avantages offerts par la suite bu­reau­tique par rapport aux solutions de subs­ti­tu­tion à Nextcloud, comme Google Workspace ou encore Microsoft 365 :

De plus, grâce à la pré­vi­sua­li­sa­tion fondée sur le principe WYSIWYG, vous pouvez vous faire une idée exacte du rendu final pour vos documents. Avec d’autres ap­pli­ca­tions bu­reau­tiques, vous pourriez avoir des surprises à ce niveau, selon le na­vi­ga­teur et les pa­ra­mètres choisis.

Comment installer Nextcloud Office ?

Nextcloud Office est dis­po­nible di­rec­te­ment sur la page d’accueil Nextcloud Office. Vous pouvez opter pour la version d’essai gratuite, d’une durée de 60 minutes, pour la version gratuite dans le cadre d’une uti­li­sa­tion ex­clu­si­ve­ment par­ti­cu­lière, ou pour des versions payantes dans le cadre de l’offre Nextcloud En­ter­prise.

En ce qui concerne l’ins­tal­la­tion, plusieurs pos­si­bi­li­tés s’offrent à vous :

Option 1 : con­fi­gu­rer un serveur Collabora Online

Étant donné que la solution Nextcloud Office est basée sur Collabora Online, vous devez disposer d’un serveur Collabora Online dédié. Pour con­fi­gu­rer le serveur et l’associer à l’ap­pli­ca­tion bu­reau­tique, vous devez vous y connaître en ins­tal­la­tion de paquets sous Linux et Ubuntu, ou encore Docker. Dans le cadre d’une uti­li­sa­tion privée ou pour une petite équipe, vous pouvez aussi opter pour un serveur CODE intégré. Le serveur CODE s’installe di­rec­te­ment depuis l’ap­pli­ca­tion Nextcloud. Vous devez ensuite le choisir en tant que back-end dans le programme bu­reau­tique.

Une fois le serveur Collabora Online installé, accédez à l’interface de gestion des ap­pli­ca­tions pour activer Nextcloud Office, puis aux pa­ra­mètres pour connecter l’ap­pli­ca­tion au serveur Collabora Online cor­res­pon­dant.

Option 2 : utiliser Managed Nextcloud

Dans toute sa flexi­bi­lité et sa pro­duc­ti­vité, Nextcloud (Nextcloud Office compris) est mis à votre dis­po­si­tion par Managed Nextcloud. Confiez la con­fi­gu­ra­tion, la main­te­nance et les mises à jour au four­nis­seur de votre choix, profitez d’une as­sis­tance dis­po­nible 24 heures/24 et 7 jours/7, et modifiez votre espace de stockage en ligne et votre abon­ne­ment en fonction de vos besoins. Les ap­pli­ca­tions Nextcloud telles que Groupware, Talk ou Office vous per­met­tent en outre de profiter de toutes les prin­ci­pales fonctions col­la­bo­ra­tives dis­po­nibles : partage et mo­di­fi­ca­tion de documents, con­fé­rences en ligne, pla­ni­fi­ca­tion de projets, groupes et réunions, droits d’accès in­di­vi­duels, etc.

Avantages de l’uti­li­sa­tion de Nextcloud Office avec Managed Nextcloud

Utiliser Nextcloud Office avec Managed Nextcloud est la solution idéale si votre en­tre­prise est à la recherche d’une solution associant une pro­tec­tion des données conforme au RGPD (Règlement Général sur la Pro­tec­tion des Données) à des fonc­tion­na­li­tés bu­reau­tiques complètes. Vos données sont stockées sur des serveurs sécurisés situés en Allemagne et certifiés conformes à toutes les obli­ga­tions au titre du RGPD. Aucun tiers non autorisé ne peut y accéder. Le four­nis­seur sé­lec­tionné prend en charge la gestion, la main­te­nance et la mise à jour des systèmes, vous per­met­tant ainsi de gagner du temps et de l’argent. Vous pouvez vous-même choisir qui peut accéder aux fichiers, car vous disposez des droits d’ad­mi­nis­tra­tion et une gestion avancée de ces droits est également dis­po­nible. Ainsi, la sou­ve­rai­neté de vos données est plei­ne­ment assurée.

Autre avantage : en plus de confier la main­te­nance de vos systèmes de serveurs à votre four­nis­seur, vous pouvez aussi modifier votre abon­ne­ment Nextcloud de manière flexible en matière de stockage dans le Cloud et du nombre d’uti­li­sa­teurs. Profitez d’une meilleure pro­duc­ti­vité grâce au trai­te­ment efficace des fichiers assuré par Managed Nextcloud, et adaptez les per­for­mances de la solution en fonction de vos objectifs com­mer­ciaux.

La petite histoire de Nextcloud Office

En 2018, Nextcloud a intégré On­lyOf­fice, une solution bu­reau­tique open source dé­ve­lop­pée par Ascensio System SIA, offrant ainsi pour la première fois des fonctions bu­reau­tiques complètes. Avec le lancement de la pla­te­forme col­la­bo­ra­tive Nextcloud Hub en janvier 2020, Nextcloud a proposé un premier pack On­lyOf­fice intégré dans sa propre suite Office. En 2021, l’en­tre­prise a présenté Nextcloud Office, une nouvelle solution reposant sur une in­té­gra­tion étroite avec Collabora Online, une suite bu­reau­tique open source de Collabora Pro­duc­ti­vity.

L’avantage : si le trai­te­ment des documents passe par un serveur Collabora, les fichiers eux-mêmes restent stockés sur le serveur Nextcloud. Cela re­pré­sente un atout majeur en matière de pro­tec­tion des données et de contrôle sur les in­for­ma­tions sensibles des en­tre­prises et des uti­li­sa­teurs.