Qu’est-ce que Slack et pourquoi l’utiliser ?

Slack est une pla­te­forme de com­mu­ni­ca­tion basée sur le Cloud qui aide les équipes à col­la­bo­rer plus ef­fi­ca­ce­ment en re­grou­pant les messages, les fichiers et les outils en un seul endroit. L’outil propose des canaux thé­ma­tiques, des messages directs ainsi que l’in­té­gra­tion de nombreux services externes et vise à sim­pli­fier la com­mu­ni­ca­tion interne d’une en­tre­prise.

Qu’est-ce que Slack ?

Slack est un outil de com­mu­ni­ca­tion bu­reau­tique, racheté par Sa­les­force en 2021 pour plus de 27 milliards de dollars. Le logiciel, qui compte plus de 30 millions d’uti­li­sa­teurs quo­ti­diens, est souvent qualifié de « tueur d’emails », car c’est pré­ci­sé­ment là son objectif : réduire le nombre d’emails envoyés. Les messages de chat rem­pla­cent les emails plus longs, ce qui permet de réduire la charge de travail, ne serait-ce qu’en évitant de mettre un objet à chaque message. C’est là qu’in­ter­vient Slack : le re­grou­pe­ment de tous les canaux de com­mu­ni­ca­tion interne au sein de l’en­tre­prise devrait rendre la com­mu­ni­ca­tion plus simple et plus efficace.

Slack offre un nombre illimité de canaux, qui sont dans l’ensemble mieux struc­tu­rés que des chats in­di­vi­duels. Par défaut, les canaux de dis­cus­sion sont publics, ce qui élimine les fonctions d’ad­mi­nis­tra­tion fas­ti­dieuses. Mais les dis­cus­sions privées sont également possibles. Dans l’ensemble, l’échange d’in­for­ma­tions via Slack se fait beaucoup en mul­ti­mé­dia ; dif­fé­rents formats de fichiers et de médias peuvent être intégrés di­rec­te­ment dans le chat. De nombreux autres four­nis­seurs tels que Dropbox, Trello, GitHub, Google Drive et X (an­cien­ne­ment Twitter) tra­vail­lent déjà avec Slack, faisant du partage de fichiers entre les services un processus fluide.

Toutes les con­ver­sa­tions Slack sont archivées par défaut et peuvent être fa­ci­le­ment re­cher­chées si, par exemple, un fichier ou un lien doit être retrouvé. Une autre ca­rac­té­ris­tique pratique est que de nom­breuses fonctions de ca­len­drier et de rappel peuvent être con­fi­gu­rées avec Slack. L’outil met fortement l’accent sur la com­mu­ni­ca­tion interne au sein d’un cercle fermé, par exemple au sein d’une en­tre­prise. D’ailleurs, le succès donne raison au concept de Slack : plus de 750 000 en­tre­prises utilisent le logiciel, dont 77 % des en­tre­prises du Fortune 100.

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Comment fonc­tionne Slack et comment le con­fi­gu­rer ?

Étape 1 : créer un espace de travail

Inscrivez-vous d’abord sur le site Web de Slack. Vous serez guidé dans la con­fi­gu­ra­tion de votre propre espace de travail et pourrez di­rec­te­ment créer le premier canal de com­mu­ni­ca­tion (channel). Après avoir suivi les étapes proposées, vous devenez l’ad­mi­nis­tra­teur de l’équipe et avez main­te­nant accès à tous les pa­ra­mètres dis­po­nibles.

Étape 2 : définir les pa­ra­mètres

En tant qu’ad­mi­nis­tra­teur, vous pouvez per­son­na­li­ser votre espace de travail Slack avec un certain nombre de pa­ra­mètres dif­fé­rents pour répondre aux besoins in­di­vi­duels de votre en­tre­prise ou de votre équipe.

• Li­mi­ta­tions d’envoi dans les canaux : la première option s’applique aux res­tric­tions de mes­sa­ge­rie et contrôle qui peut envoyer des messages @channel. Si de tels messages sont envoyés, tous les membres du canal reçoivent une no­ti­fi­ca­tion. Si vous exploitez un grand canal ou un canal public, vous pouvez limiter cette au­to­ri­sa­tion aux ad­mi­nis­tra­teurs de l’équipe afin que seules les in­for­ma­tions im­por­tantes soient réel­le­ment échangées dans le chat.
• Gestion des canaux et des groupes privés : si vous ne voulez pas que vos uti­li­sa­teurs ou employés créent leurs propres canaux, vous devez dé­sac­ti­ver cette option.

Étape 3 : inviter des col­la­bo­ra­teurs

Une fois les réglages terminés, il est temps d’inviter l’équipe. Il y a deux façons de le faire : in­di­vi­duel­le­ment ou par in­vi­ta­tion de masse via la page d’ad­mi­nis­tra­tion de votre équipe. Vos employés recevront alors un message et pourront rejoindre di­rec­te­ment le réseau de l’équipe. Lors de l’ins­crip­tion, il est pré­fé­rable que tous les col­la­bo­ra­teurs s’ins­cri­vent avec leur vrai nom afin d’être di­rec­te­ment reconnus par leurs collègues.

Sur quels appareils Slack peut-il être utilisé ?

Slack est dis­po­nible pour dif­fé­rents terminaux et systèmes d’ex­ploi­ta­tion. Le programme peut être utilisé con­for­ta­ble­ment via un na­vi­ga­teur, ce qui devrait être par­ti­cu­liè­re­ment apprécié par les personnes indécises : ainsi, l’outil peut être testé ra­pi­de­ment et sans obli­ga­tion, sans que toute l’en­tre­prise n’ait à installer le programme. Cependant, Slack déploie tout son potentiel en tant qu’outil de com­mu­ni­ca­tion complet uni­que­ment lorsque vous installez également l’ap­pli­ca­tion mobile (iOS/Android) et l’ap­pli­ca­tion de bureau (MacOS/Windows/Linux). De cette façon, vous recevez des messages lorsque de nouveaux messages arrivent et restez à jour, même si aucune fenêtre du na­vi­ga­teur n’est ouverte.

La syn­chro­ni­sa­tion de l’his­to­rique des chats fonc­tionne par­fai­te­ment sur tous les terminaux intégrés. Effet se­con­daire positif pour la culture d’en­tre­prise : souvent, les limites des briefings pro­fes­sion­nels et des chats privés sont déplacées, ce qui est cer­tai­ne­ment un avantage pour la culture d’en­tre­prise interne. Les uti­li­sa­teurs détendus vérifient leurs canaux via leur smart­phone, même après le travail.

Combien coûte l’uti­li­sa­tion de Slack ?

Slack n’est pas un logiciel classique, mais plutôt un service basé sur le Cloud, qui est en­tiè­re­ment fourni, maintenu et mis à jour au­to­ma­ti­que­ment. Lorsqu’elles s’en servent, les en­tre­prises bé­né­fi­cient d’une grande stabilité et d’une grande évo­lu­ti­vité sans avoir à se soucier des détails tech­niques.

La prise en main de Slack est simple : la pla­te­forme propose un forfait gratuit qui permet aux équipes de tester Slack sans en­ga­ge­ment. Cette variante propose d’ajouter un nombre illimité d’uti­li­sa­teurs, mais restreint l’accès aux messages aux derniers 90 jours. Un espace de stockage de 5 Go est dis­po­nible pour les fichiers ; il est également possible d’effectuer des in­té­gra­tions de base avec d’autres outils.

Pour les équipes ayant des besoins plus im­por­tants, il existe des forfaits payants comme le forfait Pro (à partir de 6,75 € par personne/mois) et le forfait Business+ (à partir de 15 € par personne/mois). Il est également possible de demander des offres in­di­vi­duelles pour le forfait En­ter­prise+. La version payante de Slack offre entre autres un archivage illimité des messages, un espace de stockage étendu, une as­sis­tance 24h/24 et 7j/7, une au­then­ti­fi­ca­tion unique (SSO) basée sur SAML et des fonctions de sécurité et de gestion avancées. Pour 10 € par personne/mois, il est également possible d’ajouter Slack IA, qui peut être utilisé par exemple pour la création au­to­ma­ti­sée de workflows ou le re­grou­pe­ment de réunions (appelées huddles).

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Qu’est-ce qu’un bot Slack ? Comment puis-je m’en servir ?

Les bots Slack sont des sortes d’as­sis­tants virtuels qui ef­fec­tuent des tâches au­to­ma­ti­sées et sont censés rendre la col­la­bo­ra­tion plus efficace. Slack fait une dis­tinc­tion fon­da­men­tale entre les bots définis par l’uti­li­sa­teur et les bots d’ap­pli­ca­tion. Chacun a un objectif différent et permet des fonc­tion­na­li­tés dif­fé­rentes.

Bots per­son­na­li­sés

Les bots per­son­na­li­sés peuvent être con­fi­gu­rés par les ad­mi­nis­tra­teurs ou les dé­ve­lop­peurs spé­cia­le­ment pour leur propre équipe. Ces bots reçoivent leur propre nom (jusqu’à 21 ca­rac­tères) et sont pro­gram­més via l’API Slack pour effectuer des tâches ciblées, comme des réponses au­to­ma­tiques, le trai­te­ment des données ou des in­te­rac­tions avec des systèmes externes. Le nom d’un bot doit être unique et ne doit pas cor­res­pondre à des canaux Slack existants ou au nom par défaut « Slackbot ».

Bots d’ap­pli­ca­tion

Les bots d’ap­pli­ca­tion sont des ap­pli­ca­tions pré­con­çues qui peuvent être intégrées en quelques clics sans aucune con­nais­sance en pro­gram­ma­tion. Un exemple connu est le ToDoBot, qui permet aux équipes de gérer des listes de tâches communes. Par exemple, lorsqu’un membre saisit la commande /todo list, le bot affiche toutes les tâches en cours. Les tâches peuvent être assignées et marquées comme terminées en un seul clic.

Il existe un grand nombre de bots prêts à l’emploi qui peuvent être utilisés à des fins très diverses. Par exemple, il y a un bot pour les sta­tis­tiques (Statsbot), un bot spé­cia­le­ment pour les enquêtes (Polly) ou la pos­si­bi­lité de recevoir et d’envoyer des emails di­rec­te­ment dans Slack avec un bot (MailClark). La quantité de bots dis­po­nibles ne cesse de croître.

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Les avantages et les in­con­vé­nients de Slack

Slack présente de nombreux avantages pour la col­la­bo­ra­tion numérique, mais se heurte également à quelques critiques, notamment en ce qui concerne la pro­tec­tion des données et la structure. L’aperçu suivant présente ses prin­ci­paux avantages et in­con­vé­nients :

Aperçu des prin­ci­pales commandes Slack

Pour une uti­li­sa­tion efficace, il vaut la peine de jeter un coup d’œil aux prin­ci­pales commandes qui peuvent être saisies di­rec­te­ment dans le chat. Elles fa­ci­li­tent la com­mu­ni­ca­tion, per­met­tent de gagner du temps et offrent une vue d’ensemble du travail quotidien.

• @channel : dans un canal (channel) de dis­cus­sion Slack, il est gé­né­ra­le­ment question d’un sujet par­ti­cu­lier. Selon les pa­ra­mètres, seuls certains uti­li­sa­teurs ou toute l’équipe peuvent suivre la dis­cus­sion. Pour envoyer une no­ti­fi­ca­tion à tous les uti­li­sa­teurs du canal, tapez @channel puis votre message.
• @here : cette commande est à peu près identique à @channel, mais seuls les par­ti­ci­pants ac­tuel­le­ment en ligne et actifs seront notifiés.
• @nomdutilisateur : Pour envoyer une no­ti­fi­ca­tion à une personne spé­ci­fique au sein d’un canal, saisissez @nomdutilisateur ; en rem­pla­çant bien sûr le texte d’exemple par son nom. Cependant, le texte saisi sera visible par tous les membres du canal.
• /me : Si vous voulez parler de vous à la troisième personne, c’est la commande à utiliser ! Vous souhaitez faire une pause ? Utilisez la commande /me pour com­mu­ni­quer l’in­for­ma­tion fa­ci­le­ment à tous les par­ti­ci­pants du canal. Si vous tapez /me va à la pause déjeuner, les autres liront : [votre nom] va à la pause déjeuner.
• /giphy : vous pouvez égayer vos con­ver­sa­tions Slack avec des émo­ti­cônes et des images tirées du web. Les GIF animés de Giphy sont alors bien utiles. Pour les insérer, tapez la commande /giphy. Vous pouvez ensuite parcourir la vaste col­lec­tion de GIF animés à l’aide de mots-clés comme « Birthday » (an­ni­ver­saire), « Food » (nour­ri­ture) ou « Xmas » (Noël).
• /shrug : insère un ¯ \ _ (ツ) _ / ¯ dans votre message.
• /leave : permet de quitter le canal actuel.
• /collapse : masque dans votre vue toutes les images et GIFs d’un canal.