Zoom fatigue : comment éviter la fatigue due aux vi­sio­con­fé­rences

Une étude de 2016 révélait déjà que 65% des Français tra­vail­lant dans un bureau as­pi­raient au té­lé­tra­vail ou au travail nomade. Au cours du premier trimestre de l’année 2020, la pandémie de Corona a rendu le té­lé­tra­vail obli­ga­toire pour ceux dont le métier était exerçable à la maison. Le nombre d’uti­li­sa­teurs des outils de con­fé­rence en ligne a alors explosé. Les réunions vir­tuelles ont permis à de nom­breuses en­tre­prises d’amortir les dommages éco­no­miques majeurs, mais elles peuvent parfois être fa­ti­gantes pour les employés.

Nous ex­pli­quons ce qu’est le nouveau phénomène de la Zoom fatigue, quelles con­sé­quences résultent de la fatigue de la vi­sio­con­fé­rence et les mesures qui peuvent être mises en place pour la contrer.

Le fait qu’assister à plusieurs con­fé­rences d’affilée vous épuise n’est pas étonnant. Lorsque de nombreux employés se sont retrouvés en té­lé­tra­vail au début de la pandémie de Corona, ils s’at­ten­daient à ce que le nombre de con­fé­rences diminue et à ce que les quelques réunions en ligne ne causent pas beaucoup de stress. En effet, ils se con­nec­tent nor­ma­le­ment à la vi­sio­con­fé­rence en quelques clics et en étant assis con­for­ta­ble­ment chez eux, mais l’avènement de la vi­déo­con­fé­rence a connu un essor rapide et il a clai­re­ment été constaté que la vi­déo­con­fé­rence génère également un certain type de stress et semble donc par­ti­cu­liè­re­ment fatigante.

Le débat public sur ce nouveau phénomène a donné naissance à un nouveau terme : la Zoom fatigue.

Zoom est l’un des outils les plus courants pour les vi­sio­con­fé­rences et a donc donné son nom au nouveau phénomène. La Zoom fatigue ne se limite pas à la fatigue causée par les appels Zoom, mais est utilisée de manière gé­né­ra­li­sée. Les mêmes symptômes peuvent également être observés avec les al­ter­na­tives Zoom. Zoom fatigue ne signifie rien d’autre que l’épui­se­ment par vi­déo­con­fé­rence.

Jusqu’à présent, seules quelques études reposant sur des rapports in­di­vi­duels et im­pres­sions mé­dia­tiques donnent une image complète de la manière dont le nombre élevé de vi­déo­con­fé­rences affecte la condition mentale et physique des employés.

Toutefois, une étude menée par l’Uni­ver­sité des sciences ap­pli­quées de Lud­wig­sha­fen fournit de premiers résultats. L’étude a examiné l’étendue de la Zoom fatigue parmi les employés de bureau allemands : 60 % des personnes in­ter­ro­gées ont déclaré connaître le phénomène elles-mêmes, et 15 % en souffrent même de façon per­ma­nente.

L’étude fournit également des in­for­ma­tions sur les symptômes spé­ci­fiques : la Zoom fatigue semble être plus qu’un simple épui­se­ment. Les par­ti­ci­pants à l’étude ont signalé les symptômes suivants :

• Dif­fi­cul­tés de con­cen­tra­tion
• Im­pa­tience et ir­ri­ta­bi­lité
• Maux de tête et de dos 
• Douleurs aux membres et à l’estomac

En raison de la fatigue, la pro­duc­ti­vité en té­lé­tra­vail diminue, la qualité des résultats du travail s’en ressent et la pro­ba­bi­lité d’erreurs augmente.

L’im­por­tance de l’étude de Lud­wig­sha­fen est encore re­la­ti­ve­ment faible avec son échan­til­lon de 422 par­ti­ci­pants, mais d’un point de vue psy­cho­lo­gique, il est facile d’expliquer que les vi­déo­con­fé­rences peuvent être un fardeau.

Les réunions via les logiciels de vi­déo­con­fé­rence sont pratiques, mais par rapport aux réunions en face à face, les par­ti­ci­pants aux réunions vir­tuelles sont con­fron­tés à de nouveaux défis psy­cho­lo­giques. Faire face à ces derniers met notre cerveau au défi, aspire notre énergie et peut conduire à la fameuse Zoom fatigue.

Bien que la vi­déo­con­fé­rence ait l’avantage de nous permettre de voir les ex­pres­sions faciales et les gestes de notre in­ter­lo­cu­teur, notre champ de vision est limité. Selon l’angle de la caméra, il peut être difficile de déceler le regard de l’autre personne. De même, lors de réunions avec de nombreux par­ti­ci­pants, il est à peine possible de percevoir les réactions de chacun aux con­ver­sa­tions, comme le per­met­trait la vision pé­ri­phé­rique dans une véritable salle de con­fé­rence.

Le langage corporel, le contact visuel et la position de l’orateur dans la pièce font partie des signaux non verbaux qui aident les gens à dé­ter­mi­ner le ton employé. Au cours des réunions en ligne, notre cerveau compense les in­for­ma­tions man­quantes de manière constante. En 2008, une étude amé­ri­caine a déjà mis en avant le fait que cet effort est épuisant et fatigant.

Les miroirs sont rarement suspendus au sein des salles de con­fé­rence, et pour cause : beaucoup de gens ont un rapport difficile avec leur image. Aujourd’hui, lors des vi­sio­con­fé­rences, la webcam est actionnée ou bien la photo de la personne se trouve affichée dans une petite fenêtre. Cela engendre un ac­crois­se­ment de l’attention portée à soi et un jugement qui est souvent critique. Les par­ti­ci­pants peuvent se sentir dés­ta­bi­li­sés et se remettre en question : ils vérifient, par exemple, si leur tenue est bien ajustée et s’ils ont l’air pro­fes­sion­nel. Ces préoc­cu­pa­tions ne ren­for­cent pas seulement la Zoom fatigue, elles dé­tour­nent également l’attention qui devrait être centrée sur le contenu de la con­fé­rence.

Malgré l’expansion de l’Internet à haut débit et du réseau de la fibre optique, les vi­déo­con­fé­rences con­ti­nuent de subir des retards de trans­mis­sion. Une étude a permis de découvrir que même un retard d’une seconde provoque un effort sup­plé­men­taire pour le cerveau. Et ce n’est pas tout : nous percevons notre in­ter­lo­cu­teur comme moins attentif, moins cons­cien­cieux et moins expressif, ce qui peut in­fluen­cer le dé­rou­le­ment de la con­fé­rence.

In­dé­pen­dam­ment des per­tur­ba­tions tech­niques, la com­mu­ni­ca­tion par le biais d’outils tels que la vi­déo­con­fé­rence entraîne à elle seule une di­mi­nu­tion de la confiance entre les personnes et rend la com­pré­hen­sion mutuelle plus difficile, comme l’a révélé une étude reposant sur le trai­te­ment des de­man­deurs d’asile à la Com­mis­sion ca­na­dienne de l’im­mi­gra­tion et du statut de réfugié.

Un autre facteur dé­fa­vo­rable est qu’il n’est pas possible d’établir un contact visuel direct avec la personne à qui l’on s’adresse parce qu’il faut regarder la caméra, ce qui signifie que l’on ne peut pas voir la personne à qui l’on parle. Or, le contact visuel direct est important pour signaler l’attention et établir la confiance.

Les par­ti­ci­pants à la réunion tentent cons­ciem­ment ou in­cons­ciem­ment de compenser ces per­tur­ba­tions au niveau du langage non verbal tout en créant un bon niveau in­ter­per­son­nel, ce qui génère un travail mental épuisant et fa­vo­ri­sant la Zoom fatigue.

Lors d’une réunion en face à face, il n’est pas possible de lire ses e-mails, vérifier les rendez-vous et envoyer des messages pendant qu’un collègue présente le point suivant de l’ordre du jour. Cependant, assis derrière son or­di­na­teur, cela ne se remarque pas (ou beaucoup moins) si le regard s’égare un peu lors de la con­sul­ta­tion d’autres ap­pli­ca­tions : lors de réunions assez longues, les par­ti­ci­pants ont en effet tendance à tra­vail­ler sur d’autres tâches pendant la con­fé­rence. Ce faisant, ils essaient d’augmenter leur pro­duc­ti­vité, mais le mul­ti­tâche les fatigue et la qualité de leur travail s’en ressent.

Pour lutter contre la Zoom fatigue, il est surtout utile de vérifier combien de con­fé­rences sont réel­le­ment né­ces­saires. Chaque membre de l’équipe doit-il assister à chaque réunion ? Un appel heb­do­ma­daire, au cours duquel les sujets sont abordés de manière groupée, est-il suffisant ?

Si le nombre de réunions en ligne ne peut être réduit, vous devez au moins essayer de limiter la durée de chaque session. Les experts con­seil­lent de ne pas dépasser 45 minutes d’affilée et de faire en sorte que les réunions soient or­ga­ni­sées de manière à ce que les par­ti­ci­pants puissent prendre au moins 15 minutes de pause jusqu’à la réunion suivante. Ainsi, le cerveau peut se remettre quelque peu du système numérique et des sons qui lui sont associés.

Par le passé, la vi­déo­con­fé­rence était souvent utilisée de manière gé­né­ra­li­sée pour remplacer les réunions en face à face. Toutefois, dans de nombreux cas, cela n’est pas le format le plus optimal.

Si l’accent est mis sur le simple partage ou le trai­te­ment d’in­for­ma­tions et que les in­ter­lo­cu­teurs se con­nais­sent depuis longtemps, une con­fé­rence té­lé­pho­nique donnera pro­ba­ble­ment de meilleurs résultats. Les par­ti­ci­pants peuvent se con­cen­trer sur les résultats, moins se perdre dans l’in­tros­pec­tion et leur cerveau est moins occupé à analyser les autres par­ti­ci­pants.

Une vi­déo­con­fé­rence est plus ap­pro­priée lorsqu’il s’agit de faire con­nais­sance avec une personne car l’aspect personnel joue un rôle important. Malgré ses fai­blesses, la réunion vidéo est alors la meilleure approche pour une rencontre per­son­nelle. Si vous suivez quelques lignes di­rec­trices, vous pourrez également mener des meetings avec succès, même si ceux-ci sont en ligne.

Le té­lé­tra­vail et le travail nomade ne re­vien­dront pas au niveau antérieur après la pandémie, c’est pourquoi la Zoom fatigue reste un défi que les en­tre­prises doivent relever si elles veulent que leurs équipes tra­vail­lent ensemble ef­fi­ca­ce­ment.

Les en­tre­prises ne doivent pas con­si­dé­rer que l’uti­li­sa­tion saine de la vi­déo­con­fé­rence relève de la seule res­pon­sa­bi­lité de chaque employé, elles doivent plutôt in­tro­duire des normes four­nis­sant un cadre explicite pour l’or­ga­ni­sa­tion des équipes. Cela crée une sécurité pour les managers, renforce la pro­duc­ti­vité de l’en­tre­prise et protège la santé des employés. Une situation clai­re­ment gagnant-gagnant.