Créer une règle Outlook étape par étape

Plus de 280 milliards d’emails sont envoyés chaque jour, dont une grande partie dans un cadre pro­fes­sion­nel. Combien de messages non lus s’ac­cu­mu­lent dans votre boîte aux lettres Outlook ? Avez-vous une vue d’ensemble ? Notre conseil pour Outlook : les règles d’email. Avec la mise en place d’au­to­ma­tismes pour les messages entrants et sortants, vous triez votre boîte de réception et restez toujours au courant. Découvrez comment créer des règles Outlook avec ou sans modèle.

Guide rapide : créer une règle Outlook

1. Dans l’onglet « Accueil », sous « Déplacer et supprimer », cliquez sur « Règles ».
2. Sé­lec­tion­nez l’option « Gérer les règles et les alertes ».
3. Appuyez sur « Nouvelle règle » pour créer une règle in­di­vi­duelle ou sur « Modifier la règle » pour modifier une règle existante.

Créer une nouvelle règle sur Outlook

Outlook vous permet de créer fa­ci­le­ment des règles d’email à l’aide de choix pré­dé­fi­nis. Procédez comme suit pour lancer l’assistant de règles.

Étape 1 : cliquez sur l’onglet « Accueil » puis sur « Règles » dans la section « Déplacer et supprimer ».

Étape 2 : sé­lec­tion­nez l’option « Gérer les règles et les alertes ». Outlook ouvre alors la boîte de dialogue « Règles et alertes ».

Étape 3 : dans l’onglet « Règles du courrier », cliquez sur le bouton « Nouvelle règle… » pour lancer l’assistant de règles.

Avec l’assistant de gestion des messages, vous créez des règles Outlook selon vos pré­fé­rences et vos besoins, avec ou sans modèle.

Créer des règles Outlook sans modèle

L’assistant de gestion des messages d’Outlook permet de créer des règles d’email in­di­vi­duelles à partir de modules pré­dé­fi­nis.

Dé­fi­nis­sez d’abord si vous souhaitez créer une règle de courrier entrant ou sortant.

Règles de courrier entrant

Les règles de courrier entrant sont ap­pli­quées aux messages que vous recevez, à partir du moment où ils rem­plis­sent les con­di­tions que vous avez définies. Pour créer une règle de courrier entrant sans modèle, procédez ainsi :

Étape 1 : sous « Démarrer à partir d’une règle vierge », sé­lec­tion­nez l’option « Appliquer la règle aux messages que je reçois » et cliquez sur « Suivant ».

Étape 2 : Outlook vous demande main­te­nant à quelle(s) condition(s) vous souhaitez associer votre règle de courrier entrant. Pour cela, l’Assistant de Gestion des messages vous propose les options suivantes. Sé­lec­tion­nez au moins une condition :

• Le message a été envoyé par une personne ou des groupes publics spé­ci­fiques
• Le message contient des mots-clés spé­ci­fiques dans l’objet
• Le message a été envoyé uni­que­ment à vous
• Le message contient votre nom dans le champ « À »
• Le message a été envoyé avec une certaine priorité
• Le message a été marqué d’un certain niveau de con­fi­den­tia­lité
• Le message est marqué par une action spé­ci­fique
• Le message contient votre nom dans le champ « Cc »
• Le message contient votre nom dans le champ « À » ou « Cc »
• Le message ne contient pas votre nom dans le champ « À »
• Le message a été envoyé à une personne ou un groupe public spé­ci­fique
• Le message contient des mots spé­ci­fiques dans le texte
• Le message contient certains mots dans l’objet ou le texte
• Le message contient certains mots dans l’en-tête du message
• Le message contient certains mots dans l’adresse du des­ti­na­taire
• Le message contient certains mots dans l’adresse de l’ex­pé­di­teur
• Le message a été attribué à une certaine catégorie

Si né­ces­saire, vous pouvez également combiner plusieurs con­di­tions.

Étape 3 : per­son­na­li­sez les con­di­tions sé­lec­tion­nées en cliquant sur les termes surlignés en bleu dans la des­crip­tion de la règle. Cliquez ensuite sur « Suivant ».

Étape 4 : dé­ter­mi­nez ce qui doit être réalisé avec les messages qui rem­plis­sent la/les condition(s) que vous avez définie(s). Pour cela, vous avez le choix entre les actions suivantes. Sé­lec­tion­nez la condition souhaitée ou combinez plusieurs con­di­tions entre elles :

• Déplacer le message vers un dossier de des­ti­na­tion spé­ci­fique
• Affecter le message à une catégorie spé­ci­fique
• Supprimer le message
• Supprimer dé­fi­ni­ti­ve­ment le message
• Déplacer une copie du message vers un dossier de des­ti­na­tion spé­ci­fique
• Trans­fé­rer le message à une personne ou un groupe public spé­ci­fique
• Trans­fé­rer le message en pièce jointe à une personne ou à un groupe public
• Rediriger le message vers une personne ou un groupe public
• Répondre au message côté serveur avec un message spé­ci­fique
• Répondre au message avec un modèle spé­ci­fique
• Marquer le message pour le suivi
• Supprimer le marquage du message
• Supprimer les ca­té­go­ries associées au message
• Donner la priorité au message
• Imprimer le message
• Diffuser un son spé­ci­fique à la réception du message
• Marquer le message comme lu
• Ne pas appliquer d’autres règles

Étape 5 : modifiez la ou les actions sé­lec­tion­nées en cliquant sur les groupes de mots en bleu dans la des­crip­tion de la règle et cliquez sur « Suivant ».

Étape 6 : dé­fi­nis­sez des ex­cep­tions si né­ces­saire. Pour cela, vous avez également le choix entre les con­di­tions men­tion­nées ci-dessus. Vous avez à nouveau la pos­si­bi­lité de lier plusieurs con­di­tions entre elles.

Étape 7 : con­fi­gu­rez les con­di­tions pour une exception en cliquant sur les groupes de mots surlignés en bleu dans la des­crip­tion de la règle. Ensuite, cliquez sur « Suivant ».

Étape 8 : donnez à votre nouvelle règle un nom des­crip­tif pour faciliter sa gestion, puis dé­ter­mi­nez si la règle doit être appliquée ré­troac­ti­ve­ment à tous les messages du dossier « Boîte de réception ». Activez la règle en cochant la case cor­res­pon­dante et en cliquant sur « Terminer ».

Votre nouvelle règle de réception s’affiche main­te­nant dans la boîte de dialogue « Règles et alertes ». Fermez celle-ci en cliquant sur « Appliquer ».

Règles de courrier sortant

Les règles de courrier sortant sont ap­pli­quées à tous les messages que vous envoyez, pour autant qu’ils rem­plis­sent les con­di­tions que vous avez définies. Pour con­fi­gu­rer une règle de courrier sortant, procédez comme suit :

Étape 1 : sous « Démarrer à partir d’une règle vierge », sé­lec­tion­nez l’option « Appliquer la règle aux messages que j’envoie ». Cliquez sur « Suivant » pour lancer le processus de con­fi­gu­ra­tion.

Étape 2 : dé­fi­nis­sez les con­di­tions de votre règle de courrier sortant. Outlook vous propose les options suivantes :

• Le message contient des mots-clés spé­ci­fiques dans l’objet
• Le message a été envoyé depuis un compte spé­ci­fique
• Le message a été doté d’une priorité spé­ci­fique
• Le message a été envoyé à une personne ou un groupe spé­ci­fique
• Le message contient des mots-clés spé­ci­fiques dans le texte
• Le message contient certains mots-clés dans l’objet ou le texte
• Le message contient certains mots-clés dans l’adresse du des­ti­na­taire
• Le message a été attribué à une catégorie spé­ci­fique
• Le message contient une pièce jointe
• Le message a une taille spé­ci­fique (en Ko)
• Le message utilise un for­mu­laire spé­ci­fique
• Le message a des pro­prié­tés de document ou de for­mu­laire spé­ci­fiques
• Le message est une demande ou une mise à jour de réunion
• Le message a été envoyé à partir d’un flux RSS spé­ci­fique
• Le message a été envoyé à partir d’un flux RSS quel­conque
• Le message cor­res­pond à un type de for­mu­laire spé­ci­fique

Si né­ces­saire, vous pouvez lier plusieurs con­di­tions entre elles.

Étape 3 : modifiez la ou les con­di­tions que vous avez choisies en cliquant sur les groupes de mots en bleu dans la des­crip­tion de la règle. Ensuite, cliquez sur « Suivant ».

Étape 4 : dé­ter­mi­nez l’action qu’Outlook doit effectuer sur les messages qui rem­plis­sent les con­di­tions que vous avez définies. Sé­lec­tion­nez autant d’options que vous le souhaitez.

Étape 5 : modifiez la ou les actions que vous avez choisies dans la des­crip­tion de la règle et cliquez sur « Suivant ».

Étape 6 : dé­fi­nis­sez des règles d’exception si né­ces­saire. Pour cela, vous disposez des mêmes con­di­tions qu’à l’étape 2.

Étape 7 : donnez un nom à la règle que vous venez de créer et indiquez si elle doit être appliquée ré­troac­ti­ve­ment à tous les messages du dossier « Boîte de réception ». Cochez la case « Activer cette règle » et terminez le processus de con­fi­gu­ra­tion en cliquant sur « Terminer ».

Votre règle de courrier sortant s’affiche main­te­nant dans la boîte de dialogue « Règles et alertes ». Cliquez sur « Appliquer » pour fermer la fenêtre.

Créer des règles Outlook avec un modèle

Outlook propose des modèles pré­con­fi­gu­rés pour les règles d’email les plus courantes. Au total, vous disposez de 8 modèles de règles dans les ca­té­go­ries « Rester organisé » et « Rester à jour ».

Le processus de con­fi­gu­ra­tion cor­res­pond pour l’essentiel à la procédure présentée ci-dessus.

Étape 1 : sé­lec­tion­nez la règle souhaitée.

Étape 2 : adaptez la des­crip­tion de la règle à vos besoins.

Étape 3 : ajoutez des con­di­tions sup­plé­men­taires ou dé­fi­nis­sez des ex­cep­tions si né­ces­saire.

Étape 4 : donnez un nom à la règle et terminez la con­fi­gu­ra­tion en cliquant sur « Terminer ».

Déplacer les messages d’un ex­pé­di­teur donné vers un dossier

Ce modèle est une règle de boîte de réception qui déplace tous les messages d’un ex­pé­di­teur donné vers un dossier de des­ti­na­tion que vous avez défini.

Pour qu’un message d’un ex­pé­di­teur donné puisse être au­to­ma­ti­que­ment déplacé, celui-ci doit déjà être en­re­gis­tré dans votre carnet d’adresses.

Déplacer dans un dossier les messages dont l’objet contient des mots spé­ci­fiques

Avec ce modèle, vous créez une règle Outlook par laquelle les messages avec des mots-clés que vous avez définis dans l’objet sont au­to­ma­ti­que­ment déplacés dans un dossier de des­ti­na­tion spé­ci­fique.

Déplacer les messages envoyés à un groupe public vers un dossier

Sé­lec­tion­nez ce modèle de règle pour déplacer au­to­ma­ti­que­ment les messages adressés à l’un de vos groupes publics vers un dossier de votre choix dans votre boîte aux lettres.

Marquer les messages d’une personne spé­ci­fique pour le suivi

Cette règle de boîte de réception veille à ce que les messages envoyés par une personne ou un groupe que vous avez désigné soient au­to­ma­ti­que­ment marqués pour le suivi.

Les emails que vous avez marqués pour le suivi ap­pa­rais­sent dans votre aperçu des tâches.

Déplacer des éléments RSS d’un flux RSS spé­ci­fique vers un dossier

Utilisez ce modèle de règle pour trier les flux RSS auxquels vous êtes abonné. Les éléments du flux RSS sé­lec­tionné sont au­to­ma­ti­que­ment déplacés vers le dossier de des­ti­na­tion de votre choix.

Si vous êtes abonné à des flux RSS, les titres cor­res­pon­dants s’affichent dans la boîte de dialogue du même nom.

Afficher le message d’une personne spé­ci­fique dans la fenêtre Alerte sur le nouvel élément

Dé­fi­nis­sez avec ce modèle de règle un texte qui s’affiche dans la fenêtre Alerte sur le nouvel élément lors de la réception de messages d’un ex­pé­di­teur donné.

Diffuser un son lors de la réception de messages d’une personne spé­ci­fique

Vous souhaitez qu’Outlook diffuse dif­fé­rents sons lors de la réception de messages de dif­fé­rentes personnes ? Alors, ce modèle de règle est fait pour vous !

Désignez une personne ou un groupe de personnes dans votre carnet d’adresses Outlook et attribuez-lui un fichier son sur votre disque dur

Vous trouverez dans les fichiers Windows Media une série de signaux sonores pour les no­ti­fi­ca­tions par email. De plus, vous avez la pos­si­bi­lité d’utiliser vos propres fichiers audio.

Envoyer une no­ti­fi­ca­tion sur mon appareil mobile à la réception de messages d’une personne donnée

Ce modèle de règle vous permet de garder un œil sur votre boîte de réception même lorsque vous êtes en dé­pla­ce­ment. Soyez averti sur un appareil mobile des emails de contacts sé­lec­tion­nés.

Modifier une règle Outlook existante

Vous pouvez également modifier les règles Outlook exis­tantes dans la boîte de dialogue « Règles et alertes ». Pour ce faire, procédez comme suit :

Étape 1 : sé­lec­tion­nez la règle Outlook que vous souhaitez modifier.

Étape 2 : cliquez sur « Modifier la règle » et sé­lec­tion­nez « Modifier les pa­ra­mètres de la règle … » dans le menu con­tex­tuel. Outlook ouvre alors l’email sé­lec­tionné dans l’Assistant de Gestion des messages.

Étape 3 : adaptez la règle dans Outlook en suivant les mêmes étapes que pour la création d’une nouvelle règle. Vous pouvez, par exemple, ajouter des con­di­tions ou des ex­cep­tions, ou encore modifier la des­crip­tion de la règle.

Étape 4 : confirmez les adap­ta­tions en cliquant sur « Terminer ».

Fermez ensuite la boîte de dialogue « Règles et alertes » en cliquant sur « Appliquer ».

Si vous souhaitez supprimer une règle Outlook que vous avez créée, sé­lec­tion­nez-la et cliquez sur le bouton « Supprimer ». La règle sera supprimée dès que vous aurez appliqué les mo­di­fi­ca­tions dans la boîte de dialogue « Règles et alertes ».