Qu’est-ce qu’un fichier OST dans Outlook ?

Microsoft Outlook fonc­tionne comme un assistant personnel, ordonnant et syn­chro­ni­sant pour vous plusieurs comptes de mes­sa­ge­rie, vos données de ca­len­drier personnel et pro­fes­sion­nel, vos rendez-vous, vos tâches et vos contacts et les ras­sem­blant de manière claire au sein d’une seule et même interface. Outlook peut stocker les fichiers lo­ca­le­ment sur votre or­di­na­teur ou sim­ple­ment mettre en cache des copies à partir du serveur de mes­sa­ge­rie, afin que vous ayez accès à vos emails sur n’importe quel pé­ri­phé­rique. Cette dernière pos­si­bi­lité est réalisée au moyen des fichiers OST. Nous vous ex­pli­quons dans ce qui suit à quoi ceux-ci servent, comment les trouver et en quoi ils diffèrent des fichiers PST.

Beaucoup croient que le sigle OST veut dire « fichier de données Outlook hors ligne ». Stricto sensu, c’est faux, sinon on parlerait de fichiers « OOD ». Ini­tia­le­ment, l’abré­via­tion « OST » sig­ni­fiait « Outlook Storage Table ». Toutefois, la dé­sig­na­tion « fichier de données Outlook hors ligne » est plus précise en pratique, et donc plus répandue.

Outlook, le client de mes­sa­ge­rie de Microsoft, facilite le travail quotidien de nombreux uti­li­sa­teurs. Il archive et organise les courriers élec­tro­niques et les données des ca­len­driers, journaux et pla­ni­fi­ca­teurs et les met à dis­po­si­tion sur l’or­di­na­teur, même sans connexion internet. D’autres aspects pratiques du service Outlook sont la pos­si­bi­lité de rappeler les emails envoyés par erreur ou in­com­plets et de récupérer les messages Outlook supprimés par inad­ver­tance.

Dans les versions actuelles de Microsoft Outlook, vos emails et données sont stockés sous la forme de fichiers OST. Outlook ne té­lé­charge pas ces in­for­ma­tions depuis le serveur de mes­sa­ge­rie pour les en­re­gis­trer lo­ca­le­ment sur l’appareil, mais crée à la place des copies de données locales en cache. Les fichiers d’origine restent sur le serveur de mes­sa­ge­rie, en lieu sûr et cen­tra­lisé.

Outlook utilise les fichiers OST pour les comptes Outlook 365, Exchange, IMAP et Outlook.com afin que les uti­li­sa­teurs puissent accéder à leurs emails et in­for­ma­tions et tra­vail­ler dessus même hors ligne. Alors que les fichiers PST té­lé­char­gés et en­re­gis­trés lo­ca­le­ment peuvent être mis à jour en mode hors connexion également (dé­pla­ce­ment, sup­pres­sion de messages p. ex.), les mo­di­fi­ca­tions apportées à un fichier OST ne sont syn­chro­ni­sées avec le serveur qu’une fois la connexion rétablie.

L’avantage majeur d’un fichier OST Outlook est qu’il est stocké de manière cen­tra­li­sée sur le serveur de mes­sa­ge­rie. Ainsi, vous êtes libre d’accéder à vos comptes où que vous soyez et depuis le pé­ri­phé­rique de votre choix. Si votre or­di­na­teur venait à être endommagé, seuls les fichiers OST mis en cache seraient perdus ; les données sau­ve­gar­dées sur le serveur de mes­sa­ge­rie ne seraient pas affectées. Pour récupérer les fichiers OST perdus, il suffirait alors de re­con­fi­gu­rer votre compte Outlook et de le syn­chro­ni­ser à nouveau avec le pé­ri­phé­rique concerné.

Néanmoins, cela implique que les fichiers OST ne peuvent pas être ouverts sans compte Outlook. Les fichiers OST « orphelins » ap­par­te­nant à des comptes supprimés ou liés à des fichiers sur un autre pé­ri­phé­rique doivent d’abord être convertis et exportés avec un outil de ré­cu­pé­ra­tion pour être lus.

Le fichier de données Outlook PST est une solution al­ter­na­tive à OST. « PST » signifie « Personal Storage Table ». Dans ce cas, Outlook té­lé­charge les données depuis le serveur de mes­sa­ge­rie et les en­re­gistre sur le pé­ri­phé­rique au format PST. En revanche, le fichier OST est seulement mis en cache sur l’or­di­na­teur sous la forme d’un fichier hors connexion syn­chro­nisé ; la version « originale » reste sur le serveur.

La dif­fé­rence de fonc­tion­ne­ment entre OST et PST dépend de la con­fi­gu­ra­tion d’Outlook. Les comptes POP ré­cu­pè­rent les courriers élec­tro­niques et les données sur le serveur via le protocole POP3 et les en­re­gistrent au format PST. Il faut néanmoins savoir que les anciennes versions d’Outlook (jusqu’à 2010) ne sto­ckaient les fichiers PST que tem­po­rai­re­ment.

Les mo­di­fi­ca­tions réalisées sur les fichiers PST locaux sont en fait des mo­di­fi­ca­tions apportées aux fichiers d’origine. En con­sé­quence, une perte ou sup­pres­sion de fichiers PST se tra­dui­rait par une perte des originaux, qui ne pour­raient être récupérés qu’avec des outils spé­cia­li­sés. Avec les fichiers OST, les mo­di­fi­ca­tions hors ligne sont syn­chro­ni­sées avec l’original seulement une fois que vous revenez en ligne.

Mais même dans le système Microsoft OST, certains dossiers sont en­re­gis­trés uni­que­ment en local sur l’appareil. Ils sont iden­ti­fiables à la mention « Sur cet or­di­na­teur uni­que­ment ». Cela concerne prin­ci­pa­le­ment les comptes Outlook.com, Hotmail et IMAP sous Outlook 2013 et 2016. Là aussi, une sup­pres­sion des fichiers peut entraîner une perte totale des données.

Un avantage notable de PST est que si vous manquez de capacité de stockage dans votre boîte de réception, vous pouvez très sim­ple­ment déplacer des données sur votre appareil sous la forme d'un fichier PST lié, archiver des emails avec Outlook et ainsi libérer de l’espace de stockage.

Vous pouvez accéder aux dossiers contenant les fichiers de données Outlook (PST et OST) comme suit :

Étape 1 : Ouvrez l’onglet « Fichier » dans Outlook.

Étape 2 : Cliquez sur « Pa­ra­mètres du compte », puis une nouvelle fois sur « Pa­ra­mètres du compte ».

Étape 3 : Sé­lec­tion­nez une entrée dans l’onglet « Fichiers de données », puis cliquez sur « Ouvrir l’em­pla­ce­ment du fichier... ».

Les fichiers OST sont aussi présents dans le ré­per­toire <Disque>\Uti­li­sa­teur\<Nom d’uti­li­sa­teur>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. En revanche, les fichiers OST stockés ne peuvent être consultés et utilisés qu’avec un compte Outlook actif lié.