Qu’est-ce qu’un fichier PST dans Outlook ?

Il arrive qu’au moment de faire du ménage sur un disque, nous tombions sur des fichiers dont l’extension étrange ne nous dit rien. L’éton­ne­ment cède place à l’agacement quand nous cons­ta­tons que ces fichiers ne s’ouvrent pas d’un simple double-clic parce qu’ils se trouvent dans un format spé­ci­fique associé à un programme. Dans Outlook, le fichier PST est l’un d’entre eux. Nor­ma­le­ment, un fichier PST ne s’ouvre qu’avec Outlook et constitue une copie de sau­ve­garde des données Outlook liées à un uti­li­sa­teur. PST est un format de fichier important à connaître, surtout si vos données ne sont pas stockées sur le serveur Outlook, mais lo­ca­le­ment sur votre or­di­na­teur.

PST est l’abré­via­tion de Personal Storage Table. Un fichier PST est donc un conteneur de données per­son­nelles, à mi-chemin entre un coffre-fort et un classeur. Outlook place dans le fichier PST les données per­son­nelles syn­chro­ni­sées de l’uti­li­sa­teur et l’en­re­gistre comme copie de sau­ve­garde sur l’or­di­na­teur. PST est un format de fichier pro­prié­taire de Microsoft, autrement dit il est sous licence et ne peut être ouvert qu’avec Outlook et un compte associé.

Le rôle que jouent les fichiers PST pour l’uti­li­sa­teur dépend avant tout du type de compte Outlook :

• Outlook avec un compte POP (ou POP3) : les emails sont té­lé­char­gés di­rec­te­ment depuis le serveur de mes­sa­ge­rie et en­re­gis­trés sur l’or­di­na­teur au format PST.

Outlook avec un compte IMAP, Outlook 365, Exchange ou Outlook.com : les « données d’origine » restent sur le serveur de mes­sa­ge­rie, tandis que les fichiers de données Outlook hors ligne les fichiers OST sont mis en cache sur l’or­di­na­teur.

L´avantage du format PST est sa capacité de stockage par rapport au volume de stockage nettement moindre des boîtes de courrier élec­tro­nique. Depuis Office 2010, les fichiers PST ont une taille de stockage de 50 gi­gaoc­tets. Avec PST, vous avez donc la pos­si­bi­lité :

• d’archiver des emails avec Outlook dans un fichier PST local, par exemple en séparant archivage pro­fes­sion­nel et privé 
• d’en­re­gis­trer lo­ca­le­ment sur l’or­di­na­teur des copies de sau­ve­garde de dif­fé­rentes données uti­li­sa­teur per­son­nelles comme sau­ve­garde Outlook 
• d’exporter des données de votre compte Outlook sous la forme d’un fichier PST pour libérer de l’espace dans votre boîte de mes­sa­ge­rie

Le point fort d’Outlook est qu’il syn­chro­nise diverses données per­son­nelles ou pro­fes­sion­nelles et les réunit au sein d’une interface unique. En outre, il relie des éléments souvent séparés : boîtes de mes­sa­ge­rie, ca­len­driers et listes de contacts. Dans un tel contexte, une perte de données serait par­ti­cu­liè­re­ment fâcheuse. Pour protéger ces données uti­li­sa­teur contre une panne ma­té­rielle ou pour en faciliter l’im­por­ta­tion et l’ex­por­ta­tion d’un or­di­na­teur ou réseau à un autre, Outlook réalise des copies de sau­ve­garde au format PST.

Cela simplifie l’accès aux données, pour Outlook comme pour les uti­li­sa­teurs, et permet aussi d’organiser son « espace de stockage personnel », de séparer les fichiers PST entre affaires privées et pro­fes­sion­nelles et de les isoler des ap­pli­ca­tions liées ou des options al­ter­na­tives à Outlook utilisées.

Pour archiver des données uti­li­sa­teur, il faut déplacer les données et leurs dossiers dans les fichiers PST locaux. Vous avez le choix de conserver les données archivées dans la boîte de mes­sa­ge­rie ou de les supprimer au­to­ma­ti­que­ment. De plus, vous pouvez procéder à un archivage au­to­ma­tique à in­ter­valles réguliers ou à un archivage manuel.

• Archivage au­to­ma­tique : rendez-vous dans « Fichier », puis dans « Options » et enfin dans « Options Avancées ». Dans la boîte de dialogue « Archivage au­to­ma­tique », vous pouvez activer l’archivage au­to­ma­tique sous « Exécuter l’archivage au­to­ma­tique tous les x jours/semaines/mois ». Vous choi­sis­sez quand supprimer les données archivées de la boîte de mes­sa­ge­rie et où stocker les fichiers PST. Sous « Ne pas activer les éléments de ce dossier », vous dé­fi­nis­sez également les fichiers spé­ci­fiques que vous souhaitez archiver.
• Archivage manuel : à la place d’un archivage au­to­ma­tique, vous pouvez déplacer les données ma­nuel­le­ment vers un fichier PST. Pour ce faire, allez dans « Fichier », « In­for­ma­tions » puis « Outils » (dans les anciennes versions : « Outils de nettoyage ») et sé­lec­tion­nez la commande « Nettoyer les anciens éléments ». Ainsi, vous pouvez contrôler l’archivage en fonction de l’an­cien­neté des fichiers et sé­lec­tion­ner tous les dossiers ou seulement certains d’entre eux.

L’em­pla­ce­ment d’un fichier PST dépend de trois facteurs :

• La version d’Outlook
• Le type de compte Outlook (POP ou IMAP, Microsoft 365, Exchange ou Outlook.com)
• L’em­pla­ce­ment de stockage au­to­ma­tique ou per­son­na­lisé

Les lieux de stockage suivants sont possibles pour un fichier PST :

• Windows 10 : <Disque>:\Uti­li­sa­teur\<Nom d’uti­li­sa­teur>\Données d’ap­pli­ca­tion\Local\Microsoft\Outlook ou <Disque>:\Uti­li­sa­teur\<Nom d’uti­li­sa­teur>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook
• Anciennes versions de Windows : <Disque>:\Documents et pa­ra­mètres\<Nom d’uti­li­sa­teur>\Pa­ra­mètres locaux\Uti­li­sa­teur\Données d’ap­pli­ca­tion\Microsoft\Outlook

L’em­pla­ce­ment de stockage défini au­to­ma­ti­que­ment pour les fichiers PST d’Outlook 2013 ou 2016 est gé­né­ra­le­ment le dossier Documents/Fichiers Outlook. Les fichiers des versions plus anciennes ou mises à niveau d’Outlook 2007 ou avant se trouvent dans le dossier caché <Disque>:\Uti­li­sa­teur\<Nom d’uti­li­sa­teur>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Pour ne manquer aucun des fichiers, il est conseillé d’afficher les fichiers et dossiers cachés.

La façon la plus rapide de trouver des fichiers PST est de re­cher­cher di­rec­te­ment dans Outlook. Pour ce faire, allez dans « Fichier », sé­lec­tion­nez « Pa­ra­mètres du compte » sous « Pa­ra­mètres du compte », puis localisez l’em­pla­ce­ment de stockage du fichier Outlook en question en cliquant sur « Ouvrir l’em­pla­ce­ment des données » dans « Fichiers de données ».