Archivage à valeur probante : dé­fi­ni­tion et im­por­tance pour le Cloud

La con­ser­va­tion des in­for­ma­tions sous forme élec­tro­nique est désormais in­con­tour­nable dans de nom­breuses en­tre­prises. Le bureau sans papier est de plus en plus populaire. Cependant, il y a beaucoup de choses à prendre en compte lorsqu’on parle d’archivage numérique : les documents qui doivent et qui méritent d’être conservés, par exemple, doivent toujours être stockés dans un espace de stockage numérique de manière à pouvoir être audités. Dans cet article, nous révélons ce que cela signifie.

Le terme « archivage à valeur probante » décrit le stockage sécurisé des in­for­ma­tions sous forme élec­tro­nique. A l’origine, cela ne concerne que les données qui doivent être stockées dans les domaines du droit com­mer­cial et fiscal, dont les systèmes d’archivage doivent répondre à certaines exigences. Outre les diverses obli­ga­tions en matière de droit com­mer­cial et fiscal, la con­ser­va­tion des in­for­ma­tions à valeur probante repose sur les di­rec­tives suivantes :

• L’article L. 123-12, alinéa 1^er et l’article R. 123-173 du code de commerce exigent la tenue d’une comp­ta­bi­lité et d’un livre du commerce.
• La gestion des documents d’activité (Records Ma­na­ge­ment)

En­tre­temps, l’archivage à valeur probante a également commencé à concerner d’autres domaines que le commerce et la fiscalité : le terme est utilisé de plus en plus fré­quem­ment, par exemple, pour désigner le stockage in­vio­lable et à long terme d’in­for­ma­tions élec­tro­niques.

Les dix ca­rac­té­ris­tiques suivantes pour l’archivage à valeur probante peuvent être dérivées des exigences du code de commerce français et de la gestion des documents d’activité :

1. Ex­haus­ti­vité : aucun document ne doit être perdu durant l’archivage.
2. Im­mua­bi­lité : tous les documents doivent être archivés sans mo­di­fi­ca­tion et sans chan­ge­ment.
3. Ré­gu­la­rité : chaque document doit être conservé con­for­mé­ment aux di­rec­tives légales et or­ga­ni­sa­tion­nelles.
4. Facilité de ré­cu­pé­ra­tion : toutes les in­for­ma­tions doivent pouvoir être ré­cu­pé­rées, par exemple en les indexant avec des mé­ta­don­nées.
5. Uti­li­sa­tion par des personnes au­to­ri­sées uni­que­ment : toutes les in­for­ma­tions doivent être archivées et ne peuvent être con­sul­tées que par des personnes au­to­ri­sées.
6. Pro­tec­tion contre la perte : la sécurité des données doit être assurée à tout moment.
7. Respect des délais de con­ser­va­tion : un document peut être supprimé des archives au plus tôt lorsque son délai de con­ser­va­tion a expiré.
8. Do­cu­men­ta­tion : une do­cu­men­ta­tion détaillée du processus d’archivage est obli­ga­toire, par exemple pour permettre une migration en douceur des archives.
9. Tra­ça­bi­lité : toutes les mo­di­fi­ca­tions apportées aux archives doivent être en­re­gis­trées afin de pouvoir les retracer et les restaurer.
10. Vé­ri­fia­bi­lité : un système d’archivage à valeur probante doit pouvoir être vérifié à tout moment par un tiers expert.

Des archives nu­mé­riques qui répondent aux exigences d’archivage à valeur probante men­tion­nées ci-dessus peuvent s’avérer payantes pour de nom­breuses raisons. D’une part, des archives à valeur probante per­met­tent d’optimiser les processus de l’en­tre­prise. Ainsi, des mé­ca­nismes de recherche ap­pro­priés et une structure d’in­for­ma­tion améliorée ga­ran­tis­sent que les documents souhaités sont dis­po­nibles dans les plus brefs délais, par exemple pour pouvoir répondre encore plus ra­pi­de­ment aux demandes des clients.

D’autre part, l’archivage à valeur probante permet de réduire au minimum les erreurs de ma­ni­pu­la­tion de données ou de documents im­por­tants sur le long terme. Cette méthode garantit qu’aucune copie d’un document n’apparaît en plusieurs exem­plaires ou qu’aucune in­for­ma­tion n’est supprimée ac­ci­den­tel­le­ment.

En général, les en­tre­prises peuvent éviter des dommages fi­nan­ciers plus im­por­tants et une éven­tuelle perte de notoriété à la suite de la perte de documents ou d’un accès non autorisé en mettant en place un système d’archivage à valeur probante.

Quiconque met en place et utilise un système d’archivage à valeur probante pour le stockage numérique des documents peut également marquer des points auprès de ses clients et de ses par­te­naires. Les cer­ti­fi­cats qui con­fir­ment la sécurité des audits sont synonymes de confiance et sont donc in­dis­pen­sables pour attirer de nouveaux clients, par­te­naires et in­ves­tis­seurs. De plus, ils servent de base pour une col­la­bo­ra­tion à long terme.

En général, l’audit et la cer­ti­fi­ca­tion de la sécurité des systèmes d’archivage élec­tro­nique sont effectués par des auditeurs sur place. En plus de la cer­ti­fi­ca­tion ISO 27001, votre en­tre­prise devra respecter la cer­ti­fi­ca­tion NF 461 (con­for­mité d’un système d’archivage élec­tro­nique aux normes), la cer­ti­fi­ca­tion eIDAS, la cer­ti­fi­ca­tion HDS (pour les hé­ber­geurs de données de santé) ou encore le label France Cy­ber­sé­cu­rité pour que le contrôle soit réussi.

Il faut savoir que depuis le 1^er janvier 2021, le cadre juridique qui entoure les archives publiques a changé : une cer­ti­fi­ca­tion NF 461 délivrée par l’Afnor est désormais obli­ga­toire. Ce chan­ge­ment est dû à la mo­di­fi­ca­tion apportée à la norme NF Z42-013, créée en 1998 et qui n’avait pas été révisée depuis 2009. Il convient également, pour les en­tre­prises privées, de se ren­seig­ner et de respecter cette norme pour un système d’archivage élec­tro­nique pérenne, sécurisé et légal.

Les avantages du cloud computing ont rendu le travail sur Cloud in­con­tour­nable dans de nom­breuses en­tre­prises. Par­ti­cu­liè­re­ment populaire auprès des PME : le stockage et l’archivage de fichiers et de documents dans un service de stockage Cloud.

Comme pour la pro­tec­tion des données, l’archivage à valeur probante est évalué de manière très dif­fé­rente par les pres­ta­taires des dif­fé­rentes solutions du marché. La mise à dis­po­si­tion d’un stockage conforme à la pro­tec­tion des données et à valeur probante diverge fortement entre les pres­ta­taires européens et amé­ri­cains. Un point de référence important pour les uti­li­sa­teurs est donc de savoir si un service Cloud est non seulement conforme au RGPD, mais aussi s’il met en œuvre les principes de la gestion des documents d’activité sus­men­tion­nés.

Ces principes peuvent être trans­fé­rés un à un dans un Cloud à valeur probante :

• L’im­mu­ta­bi­lité des in­for­ma­tions stockées doit être garantie. Les pres­ta­taires peuvent atteindre cet objectif en au­to­ma­ti­sant la gestion des versions de toutes les données du Cloud.
• La tra­ça­bi­lité de l’archivage à valeur probante peut être réalisée dans le Cloud grâce à un journal des activités protégées qui en­re­gistre tous les trans­ferts de fichiers ainsi que les processus de mo­di­fi­ca­tion et de sup­pres­sion.
• La pro­tec­tion contre la perte de données est également un point important. Les four­nis­seurs de services Cloud pro­met­tent un niveau élevé de sécurité des données et s’appuient, par exemple, sur du matériel géo­re­don­dant, des systèmes de cryptage et des logiciels de sécurité puissants. Pour un archivage à valeur probante, une sau­ve­garde sup­plé­men­taire est in­dis­pen­sable.
• Les fonctions de recherche intégrées ga­ran­tis­sent que le stockage Cloud répond également au facteur « ré­cu­pé­ra­bi­lité ».
• L’obli­ga­tion d’empêcher tout accès non autorisé peut également être sa­tis­faite par le stockage Cloud avec à une gestion ap­pro­priée des accès. Grâce à un tel outil de gestion, les res­pon­sables peuvent créer et attribuer des rôles d’uti­li­sa­teur afin que chaque uti­li­sa­teur du Cloud ne puisse voir, ouvrir ou modifier que ce qui cor­res­pond à son statut dans l’en­tre­prise.