Créer un webinaire : les meilleurs conseils pour un webinaire réussi

Les en­tre­prises mettent en place des we­bi­naires dans le cadre de la formation en interne de leurs col­la­bo­ra­teurs, sous la forme de solutions de formation continue payantes, ou bien gratuites pour attirer et fidéliser des clients. Les we­bi­naires pré­sen­tent l’avantage d’être peu coûteux et de requérir peu de matériel. Quoi qu’il en soit, il faut soigner quelques points pour réaliser un webinaire pro­fes­sion­nel et réussi. Nous avons résumé pour vous les conseils les plus im­por­tants à respecter.

Les we­bi­naires ont une visée éducative qui les destine tout d’abord aux domaines de la formation pro­fes­sion­nelle et continue, ainsi qu’aux for­ma­tions en interne pour les col­la­bo­ra­teurs. Beaucoup d’en­tre­prises intègrent le webinaire dans leur stratégie de contenus marketing, de façon com­pa­rable aux articles de blog sur un sujet spé­cia­lisé, et l’utilisent comme outil d’Inbound-Marketing. Voici trois exemples concrets pour atteindre des objectifs marketing clas­siques avec un webinaire :

• Générer des leads : lors de l’ins­crip­tion au webinaire, invitez les par­ti­ci­pants à donner leurs adresse e-mail ou d’autres coor­don­nées.
• Con­ver­sions : par le biais d’un webinaire, vous trans­met­tez des con­nais­sances sur un sujet en lien avec votre produit ou vos services. Ainsi, vous formez votre groupe cible et parvenez éven­tuel­le­ment à le con­vaincre de la qualité de votre offre.
• Souder votre com­mu­nauté : les we­bi­naires vous per­met­tent d’échanger di­rec­te­ment avec votre com­mu­nauté et de répondre en personne aux questions ouvertes. Par ailleurs, vous en saurez plus sur les souhaits et les sug­ges­tions de votre groupe cible.

Avant de créer un webinaire, vous devez décider de la forme qu’il prendra : diffusion en direct ou en­re­gis­tré à l’avance. Les we­bi­naires en­re­gis­trés sont plus faciles à adapter et peuvent comporter, dans une certaine mesure, un côté « live », sans pour autant permettre d’interagir avec votre public. Voici un ré­ca­pi­tu­la­tif des avantages et in­con­vé­nients des deux formats :

Avec une re­trans­mis­sion en direct, vous exploitez le caractère in­te­rac­tif du webinaire. Avec des outils pour webinaire adaptés, vous donnez l’op­por­tu­nité à votre public, grâce à un chat en direct, de poser des questions, de par­ti­ci­per aux dis­cus­sions, de répondre ac­ti­ve­ment à des sondages ou des tests. Par ailleurs, votre présence donne à votre webinaire un côté personnel et crée ainsi une relation de proximité avec les par­ti­ci­pants.

La trans­mis­sion en direct pose le problème de la gestion du temps, car, avant le webinaire, vous ne pourrez faire qu’une es­ti­ma­tion ap­proxi­ma­tive des par­ti­ci­pa­tions de votre public. Prévoyez donc suf­fi­sam­ment de temps pour les parties in­te­rac­tives lorsque vous cons­trui­sez votre webinaire.

En­re­gis­tré à l’avance, votre webinaire sera plus facile à adapter car au­to­ma­tisé et libéré des con­traintes tem­po­relles. Ainsi, ce format est tout indiqué pour les we­bi­naires payants. Lorsqu’un par­ti­ci­pant achète votre offre, il accède au­to­ma­ti­que­ment au webinaire.

Un webinaire a pour objectif de trans­mettre des con­nais­sances et des in­for­ma­tions utiles. Pour atteindre cet objectif, il est né­ces­saire d’effectuer des re­cherches ap­pro­fon­dies et de préparer et struc­tu­rer le contenu. Les réponses aux questions qui suivent vous aideront à créer un webinaire agréable et com­pré­hen­sible.

Dé­ter­mi­nez au préalable le groupe cible que vous souhaitez toucher avec votre webinaire. Dé­fi­nis­sez un problème auquel ce groupe cible est ré­gu­liè­re­ment confronté et que vous aimeriez aborder et résoudre dans votre webinaire. Une fois votre groupe cible défini, il sera né­ces­saire de prévoir une publicité adaptée pour éveiller l’intérêt de po­ten­tiels par­ti­ci­pants ; retrouvez plus d’in­for­ma­tions à ce sujet dans la section « Comment faire connaître mon webinaire ? ».

Dé­fi­nis­sez l’objectif que vous voulez atteindre avec ce webinaire, et iden­ti­fiez vous-même la raison qui vous pousse à créer ce webinaire. La plupart du temps, l’objectif premier d’un webinaire est de trans­mettre des con­nais­sances. Si vous souhaitez créer un webinaire pour des besoins marketing, ses objectifs peuvent être de générer des leads, d’effectuer des con­ver­sions ou d’attirer des clients.

Faites cor­res­pondre le sujet de votre webinaire à votre objectif et à votre groupe cible ; et pas l’inverse. Lorsque vous préparez un sujet, tenez compte du niveau de con­nais­sances de vos par­ti­ci­pants et proposez-leur, si possible, de la do­cu­men­ta­tion sup­plé­men­taire comme des gra­phiques, des che­ck­lists ou des posters.

Allez-vous diffuser votre webinaire en direct ou proposer une vidéo pré-en­re­gis­trée ? En fonction de cette décision, vous choisirez une pla­te­forme pour webinaire adaptée. Même si vous optez pour un webinaire en direct, il est conseillé de l’en­re­gis­trer : vous pourrez le mettre à dis­po­si­tion ul­té­rieu­re­ment en tant que webinaire à la demande.

Pour créer un webinaire, vous aurez besoin d’un logiciel de création de webinaire, d’une connexion Internet stable avec une bande passante d’au moins 16 Mbit par seconde, ainsi que d’un matériel in­for­ma­tique adéquat. Il est vrai que la plupart des or­di­na­teurs de bureau ou portable em­bar­quent un micro intégré, mais utiliser un mi­cro­casque externe permet de réduire les bruits de fond et d’améliorer la qualité de la prise de son. En utilisant une caméra ou une webcam pour ap­pa­raître à l’image, vous renforcez le lien personnel avec les par­ti­ci­pants. Si vous proposez un webinaire payant ou si vous accordez une grande im­por­tance à votre image pro­fes­sion­nelle, il s’avère in­té­res­sant d’investir dans du matériel d’éclairage et dans un fond.

Soyons clairs : en principe, les we­bi­naires n’ont pas de structure pré­dé­fi­nie. Adaptez la structure de votre webinaire à vos pré­fé­rences per­son­nelles et gardez toujours à l’esprit l’objectif que vous vous êtes fixé pour cette pré­sen­ta­tion. En règle générale, plus la structure de votre pré­sen­ta­tion est facile à suivre, plus votre public sera à même d’assimiler les in­for­ma­tions.

Avant de rentrer dans le vif du sujet, ac­cueil­lez votre public et résumez ra­pi­de­ment le dé­rou­le­ment du webinaire. Énoncez pré­ci­sé­ment la valeur ajoutée pour les par­ti­ci­pants. Présentez-vous et po­si­tion­nez-vous en tant qu’expert de votre domaine.

Après l’in­tro­duc­tion, commencez votre pré­sen­ta­tion concrète. Les struc­tures dé­tail­lées ci-dessous ont montré leur ef­fi­ca­cité pour les we­bi­naires, mais peuvent être combinées ou adaptées en fonction de vos besoins.

Vous donnez une con­fé­rence sur le sujet de votre webinaire. À la fin, votre public peut poser des questions ou débattre sur le sujet.

Vous alternez plusieurs fois entre con­fé­rence et dis­cus­sion. Cette structure permet à votre public d’in­ter­ve­nir au bon moment de la con­fé­rence lorsque vous traitez un sujet complexe.

Cette forme de webinaire laisse de côté la partie con­fé­rence. À l’inverse, vous tra­vail­lez sur le sujet avec les par­ti­ci­pants.

Pendant le webinaire, votre public peut poser ses questions, à vous ou à des experts, sur un sujet défini à l’avance.

Profitez de la con­clu­sion pour présenter votre produit ou votre service et donnez la pos­si­bi­lité aux par­ti­ci­pants de poser des questions.

Utilisez vos canaux marketing existants pour faire connaître votre webinaire, ou bien choi­sis­sez de nouvelles pos­si­bi­li­tés pour toucher votre groupe cible. Dans les pa­ra­graphes suivants, nous vous pré­sen­tons quatre canaux marketing pri­vi­lé­giés pour les we­bi­naires.

Informez les abonnés à votre news­let­ter de l’existence de votre webinaire ou utilisez un webinaire spé­ci­fi­que­ment pour augmenter le nombre d’abonnés à votre news­let­ter – et son audience. Assurez-vous que chacun des par­ti­ci­pants au webinaire est bien en­re­gis­tré chez vous avec son adresse e-mail.

Faites la promotion de votre webinaire sur votre site Internet et créez une ou plusieurs lan­ding­pages. Utilisez aussi des pop-ups pour faire connaître votre webinaire. Si vous avez un blog, parlez de votre webinaire.

Utilisez votre réseau social préféré, comme Facebook, Instagram, Xing, LinkedIn, Twitter ou Google Business. Publiez un post et un événement à propos de votre webinaire. N’oubliez pas d’inclure le lien direct vers la landing page de votre webinaire.

Passez une annonce avec Google Ads et sur d’autres sites Internet ou faites de la publicité pour votre webinaire dans la presse. Les col­la­bo­ra­tions, sponsors et par­te­na­riats aug­men­tent aussi sig­ni­fi­ca­ti­ve­ment votre audience.

Vous savez désormais comment créer un webinaire et con­nais­sez les outils né­ces­saires pour y parvenir. Dans les pa­ra­graphes suivants, nous vous donnons quelques conseils sup­plé­men­taires pour vous aider à créer un webinaire réussi.

Prenez le temps au préalable de vous fa­mi­lia­ri­ser avec le logiciel pour webinaire, afin d’éviter les écueils ou de résoudre ra­pi­de­ment tout problème pendant la pré­sen­ta­tion.

Au cours d’un webinaire en direct, il est très difficile de répondre aux questions des par­ti­ci­pants sur le chat tout en pour­sui­vant sa pré­sen­ta­tion. Ré­par­tis­sez-vous le travail avec un collègue, qui pourra répondre aux questions ou les regrouper pour vous les trans­mettre. Lorsque vous choi­sis­sez votre logiciel de webinaire, regardez si celui-ci permet l’in­ter­ven­tion de plusieurs mo­dé­ra­teurs.

Faites le né­ces­saire pour vous sentir bien dans votre espace de travail et pendant le webinaire. Retenez que vos par­ti­ci­pants, eux aussi, voient et entendent ce qui se passe dans votre en­vi­ron­ne­ment. Vérifiez qu’on n’entend pas de bruit parasite et que votre décor ne détourne pas l’attention du public.

Sur votre or­di­na­teur, éteignez toutes les no­ti­fi­ca­tions et fermez tous les pro­grammes dont vous n’avez pas besoin pour éviter de vous faire in­ter­rompre. Si vous prévoyez une capture vidéo de l’écran, dis­si­mu­lez tous les éléments per­son­nels sur votre bureau.

Dans l’annonce de votre webinaire, indiquez toujours les données per­ti­nentes pour les personnes in­té­res­sées, notamment la date et l’heure de la diffusion, la durée du webinaire et les modalités d’ins­crip­tion.

Les we­bi­naires payants sont un obstacle pour les nouveaux clients. En proposant du contenu gratuit, vous gagnez la confiance de votre public, sur laquelle vous pouvez ensuite vous appuyer pour évoquer des pres­ta­tions payantes. Toutefois, même lors d’un webinaire gratuit, il est re­com­mandé de sim­pli­fier autant que possible l’accès à vos contenus :

• Proposez votre webinaire à plusieurs dates 
• Formulez clai­re­ment et pré­ci­sé­ment la valeur ajoutée 
• Sim­pli­fiez autant que possible le processus d’ins­crip­tion

Dans le cas d’un webinaire gratuit, proposez d’autres in­ci­ta­tions pour gagner de nouveaux clients :

• Ré­duc­tions : diminuez le prix d’une offre ou proposez une pres­ta­tion plus complète au même prix. Renforcez cette in­ci­ta­tion en limitant l’offre dans le temps.
• Offres sup­plé­men­taires : incluez des pres­ta­tions sup­plé­men­taires, comme un entretien de conseil personnel et gratuit, un e-book ou un podcast.
• Garanties : proposez aux par­ti­ci­pants une offre « satisfait ou remboursé » ou une garantie sur la qualité. Par ailleurs, évoquez les retours de clients très sa­tis­faits ou les éva­lua­tions positives.
• Conseil per­son­na­lisé : proposez un ac­com­pag­ne­ment complet par téléphone ou par e-mail et prenez contact per­son­nel­le­ment avant le webinaire.